Excel 42. Параметры страницы

На экране огромный рабочий лист Excel состоит из большого количества столбцов и строк. Рабочий лист при печати разбивается на несколько по размеру печатного листа, как правило, А4. Для печати документа Excel необходимо научиться настраивать параметры страницы. Для того чтобы получить качественно распечатанные страницы, следует подготовить рабочие листы к печати, проверить, как располагаются строки и столбцы таблиц, соответствует ли ширина столбцов данным, помещенным в них. Чтобы посмотреть, как документ будет выглядеть в напечатанном виде, нужно воспользоваться предварительным просмотром.

Скачайте учебный файл тут и откройте его.

По окончании этого урока вы сможете:

1. Задать режим «Разметка страницы»
2. Настраивать разметку страницы
3. Делать предварительный просмотр рабочих листов

1. Режим «Разметка страницы»

Шаг 1. Устанавливаем Режим страницы (лента Вид → группа команд Режимы просмотра → команда Режим страницы):

Строго говоря, при работе с таблицей я периодически переключаюсь в Режим страницы, чтобы отследить, как будет выглядеть таблица на листе бумаги.

Если ваш принтер печатает листы другого формата, вы всегда можете поменять размер печатного листа (лента Разметка страницы группа команд Параметры страницы → команда Размер):

При подготовке к печати мы работаем с лентой «Разметка страницы», но, на мой взгляд, лучше работать в специальном диалоговом окне «Параметры страницы».

Шаг 2. Это окно вызывается любой из кнопок групп «Параметры страницы», «Вписать» или «Параметры листа»:

В диалоговом окне 4 вкладки:

1. Страница
2. Поля
3. Колонтитулы
4. Лист

В зависимости от того, какую вы нажмете кнопку группы, диалоговое окно «Параметры страницы» будет открываться в соответствующей вкладке за исключением вкладки «Колонтитулы». Эта команда находится на ленте Вставка группа команд Текст:

Шаг 3. Чтобы вам не пришлось переключаться с ленты на ленту, создайте команду «Параметры страницы» на Панели быстрого доступа. Как это делать я рассказывала в статьях «Урок 18. Панель быстрого доступа» и «Урок 19. Команды на Панели быстрого доступа». Всё это применимо и к Excel:

1. Кнопка выпадающего меню на Панели быстрого доступа
2. Команда «Другие команды…»
3. «Все команды» из выпадающего меню
4. Команда «Параметры страницы» (легко ищется по алфавиту)
5. Команда «Добавить» и ОК

Здесь обратите внимание, что списке всех команд есть две команды с одним именем. Вторая команда дополняется кнопкой выпадающего меню. Если вы добавите эту команду на Панель быстрого доступа, то вы сможете с её помощью вызвать команды с ленты Разметка страницы группа → Параметры страницы.

2. Разметка страницы

Каждый лист документа согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 должен иметь поля не менее:

• 20 мм ‒ левое;
• 10 мм ‒ правое;
• 20 мм ‒ верхнее;
• 20 мм ‒ нижнее.

Мы немного увеличим размер полей.

Шаг 1. Открываем диалоговое окно «Параметры страницы» (поскольку кнопка вызова у нас теперь на Панели быстрого доступа, то неважной какая лента открыта) → вторая вкладка Поля → устанавливаем левое поле – 3 см, правое поле – 1 см, верхнее поле – 2 см, нижнее поле – 3 см:

Почему начали со второй вкладки?

Шаг 2. Вторая вкладка Страница → играем с масштабом. Для этой таблицы я установила масштаб – 105%. То есть таблица увеличилась в размерах:

Оптимально: установить сначала поля будущего печатного листа, а уж потом смотреть, есть ли смысл масштабировать таблицу. Но, если вы устанавливаете альбомную ориентацию страницы, то вначале работаем с вкладкой «Страница, а потом устанавливаем поля на вкладке «Поля».

3. Предварительный просмотр

Шаг 1. Для предварительного просмотра рабочего листа сделайте нажимаем команду «Просмотр» в диалоговом окне «Параметры страницы»:

1. Количество копий печатаемого документа
2. Выбор принтера (у меня на работе их несколько)
3. Выбор ориентации (лента «Разметка страницы → группа команд Параметры страницы»)
4. Выбор размера (лента Вид → группа команд Режимы просмотра книги»)
5. Назначение полей (лента «Разметка страницы → группа команд Параметры страницы»)
6. Выбор масштаба (лента «Разметка страницы → группа команд Вписать»)

Искренне не советую заниматься такими делами перед самой печатью.

Если у вас не открыто диалоговое окно «Параметры страницы», то в режим предварительного просмотра можно войти по команде Файл → Печать.

Теперь вы сможете:

1. Задать режим «Разметка страницы»
2. Настраивать разметку страницы
3. Делать предварительный просмотр рабочих листов