На уроке 42 мы сделали красивый титульный лист для нашего документа. Но, предположим, у нашего документа 500 страниц и несколько глав. На мой взгляд было бы уместно к каждой странице каждой главы сделать свой собственный колонтитул (см. Урок 38) в виде названия главы. Разные колонтитулы к разным разделам придадут документу элегантность и завершённость. То есть я предлагаю решить такую задачу:
По окончании урока вы сможете:
- Создать несколько разделов в документе
- Создать свой колонтитул для раздела
- Создать титульный лист для конкретного раздела
- Сформулировать правило применения разрывов раздела
Для урока скачайте документ тут. И, разумеется, откройте его. Титульный лист есть, 2 главы есть. Нет одного очень важного элемента практически любого документа – ОГЛАВЛЕНИЯ. Но вставка оглавления – это отдельный и очень большой урок. И, может быть, не один. Поэтому я предлагаю выделить место под оглавление и на время забыть о нём.
Шаг 1. Подводим текстовый курсор к началу первого заголовка первого уровня и три раза нажмите Enter:
Шаг 2. Выделяем три одиноких символа конца абзаца и присваиваем им стиль «Обычный». Это можно сделать двумя способами:
1 способ. Лента Главная → группа команд Стили → кнопка выпадающего меню коллекции Экспресс-стилей (Урок 29 и Урок 34).
И далее выбрать из коллекции стилей стиль «Обычный:
Вы обратили внимание, что в коллекции стилей весьма скромный список? (Урок 36. Шаблон документа по умолчанию).
2 способ. Лента Главная → группа команд Стили → кнопка группы (рабочая область Сити) → щелкаем ЛМ открывается по имени стиля «Обычный»:
Место под оглавление готово. На время оставим его в покое, но сделаем важный вывод.
| Понять и запомнить! |
Всегда предусматривайте место под ОГЛАВЛЕНИЕ! Иначе придется выполнять дополнительную работу. |
1. Создание нескольких разделов в документе
Казалось бы, чего проще: разыскать в документе нужное место, подвести курсор к нужному месту и дать команду Макет → группа команд Параметры страницы → команда Разрывы → Следующая страница.
А потом пройтись по всему документу и повторить вставку разрыва раздела.
Если у вас документ в 20 страниц, то можно так и сделать. А для документа в 500 страниц это уже утомительно. Перед нами грамотно структурированный документ. То есть в документе есть заголовки. А заголовки отражаются в Области навигации (Урок 28). Вспомните, как легко и непринужденно мы переходили по заголовкам различного уровня и меняли местами заголовки вместе с содержимым
Шаг 1. Откроем Область навигации (лента Вид → группа команд Показать → флажок Область навигации):
Можно отрыть область навигации ещё быстрее. Если вы установили панель быстрого доступа (о которой подробно говорилось на уроке 18 Панель быстрого доступа и уроке 19 Команды на Панели быстрого доступа), то просто установите флажок для команды «Область навигации» на панели быстрого доступа.
Получаем такую картину:
Я щелкнула ЛМ по заголовку «1.3», и текстовый курсор моментально переместился на соответствующий заголовок.
Шаг 2. Сворачиваем все заголовки (ПМ в любом месте области навигации → команда Свернуть все из контекстного меню → щелкаем ЛМ)
Получаем такую картину:
Как видите, в Области навигации остались только заголовки первого уровня. Я сделала скриншот в масштабе «Две страницы» для лучшей наглядности.
Разрыв раздела на титульной странице мы поставили на уроке 42. Место под оглавление – только что.
Нам необходимо поставить разрыв раздела до и после каждого заголовка первого уровня.
Эта операция даст нам возможность разместить каждый заголовок первого уровня на отдельной странице.
| ВНИМАНИЕ! | Курсоры ставить именно там, где я показала. Это очень важно! |
Поэтому…
Шаг 3. Устанавливаем курсор в позиции (1) и задаем разрыв раздела (Макет → группа команд Параметры страницы → команда Разрывы → Следующая страница):
или команда Разрыв раздела с панели быстрого доступа:
Первый заголовок первого уровня перескочил в начало следующей страницы.
Шаг 4. Устанавливаем курсор в позиции (2) и задаем разрыв раздела (Макет → группа команд Параметры страницы → команда Разрывы → Следующая страница или команда Разрыв раздела с панели быстрого доступа: ):
Первый заголовок второго уровня перескочил в начало следующей страницы:
Как видите, первый заголовок первого уровня остался на странице в гордом одиночестве.
Я опять сделала скриншот в масштабе «Две страницы» для лучшей наглядности.
Шаг 5. Щелкните по имени второго заголовка первого уровня (не забыли, что для удобства работы мы свернули все уровни в области навигации?):
Шаг 6. Повторяем шаги 3÷4 для второго заголовка первого уровня:
- Так как мы перешли ко второму заголовку первого уровня через область навигации, то курсор уже стоит в позиции (1). Задаем разрыв раздела (Макет → группа команд Параметры страницы → команда Разрывы → Следующая страница или команда Разрыв раздела с панели быстрого доступа):
- Устанавливаем курсор в позиции (2) и задаем разрыв раздела (Макет → группа команд Параметры страницы → команда Разрывы → Следующая страница или команда Разрыв раздела с панели быстрого доступа:)
Из всего вышесказанного напрашиваются несколько выводов:
| Понять и запомнить! | 1. Документ нужно правильно структурировать 2. Удобную навигацию по документу даёт область навигации 3. Настроенная панель быстрого доступа увеличивает производительность труда (команда «Разрыв раздела») |
Из моего опыта: на создание нужных мне разделов для документа из 20 глав я потратила 5 минут. Мой девиз: никогда не торопиться, всё делать тщательно.
2. Колонтитулы к разделам с содержательной частью
Шаг 1. Переходим на страницу с первым заголовком первого уровня (воспользуемся Областью навигации):
Шаг 2. Копируем в буфер обмена первый заголовок первого уровня «1. Законодательство Российской Федерации и в области строительства» (см. Урок 16. Буфер обмена)
Шаг 3. Входим в верхний колонтитул 4 страницы, так как на этой странице начинается содержательная часть первого заголовка первого уровня (двойной щелчок ЛМ по верхней части 4 страницы):
Активизировалась Лента «Конструктор». На этой Ленте все команды для работы с колонтитулом.
Обратите внимание на надписи «Верхний колонтитул -Раздел 4‑» и «Как в предыдущем». Если мы внесем колонтитул в этот раздел, то колонтитул размножится по всем разделам, как предыдущим, так и последующим. Бог с ними последующими, вот предыдущие колонтитулы жалко: на первой странице название организации в верхнем колонтитуле.
Шаг 4. Убираем режим «Как в предыдущем» ( лента Конструктор → группа команд Переходы → «отжать» команду Как в предыдущем разделе):
Шаг 5. Вставляем содержимое из буфера обмена в режиме «Сохранить как текст» лента Главная → группа команд Буфер обмена → кнопка выпадающего меню команды Вставить → команда Сохранить как текст):
На уроке 16 я подробно рассказала от возможностях буфера обмена и почему предпочитаю команду «Сохранить как текст». При копировании информации из документа в документ простой вставкой из буфера обмена можно «притащить лишние стили текста (зачастую просто ненужные). Но вы можете возразить, что мы работаем в пределах одного документа.
| Понять и запомнить! | 1. Простой вставкой из буфера обмена мы создадим еще один заголовок первого уровня. 2. Обновление стиля «Заголовок 1 уровня» приведет к обновлению нашего колонтитула (Урок 7) |
Посмотрите на скриншот (я вставила содержимое буфера обмена простой вставкой):
Как тогда поведёт себя документ – не берусь предсказать. Так что не повторяйте эту ошибку.
А теперь займемся вторым заголовком первого уровня
Шаг 1. Переходим на страницу со вторым заголовком первого уровня (воспользуемся Областью навигации):
Шаг 2. Копируем в буфер обмена второй заголовок первого уровня « 2. Правила и нормы в области использования энергии» (см. Урок 16. Буфер обмена)
Шаг 3. Входим в верхний колонтитул страницы со вторым заголовком первого уровня, (двойной щелчок ЛМ по верхней части):
Активизировалась Лента «Конструктор».
Обратите внимание на надписи «Верхний колонтитул -Раздел 5‑» и «Как в предыдущем». Если мы внесем колонтитул в этот раздел, то колонтитул размножится по всем разделам, как предыдущим, так и последующим. Но с предыдущим колонтитулом мы поработали и менять его не собираемся. Так что…
Шаг 4. Убираем режим «Как в предыдущем» (лента Конструктор → группа команд Переходы → «отжать» команду Как в предыдущем разделе):
Шаг 5. Удаляем колонтитул. Вы можете пробежаться по документу и убедиться, что колонтитулы в разделах 1÷4 сохранились, а колонтитулы с пятого и для всех последующих разделов удалились.
Шаг 6. Переходим в колонтитул раздела, где начинается содержательная часть второго заголовка первого уровня (сейчас это раздел № 6) и убираем режим «Как в предыдущем разделе» (лента Конструктор → группа команд Переходы → «отжать» команду Как в предыдущем разделе):
Шаг 7. Вставляем содержимое из буфера обмена в режиме «Сохранить как текст» лента Главная → группа команд Буфер обмена → кнопка выпадающего меню команды Вставить → команда Сохранить как текст):
Шаг 8. Повторяем шаги с 1÷7 для последующих разделов
3. Изменение границ печатного поля для разных разделов
Шаг 1. Задаем параметры страницы или границы печатного поля для страницы с первым заголовком первого уровня. Для этого перейдите на страницу с этим самым заголовком при помощи рабочего окна «Область навигации»
Шаг 2. Открываем диалоговое окно Параметры страницы (лента Макет → группа команд Параметры страницы → команда Настраиваемые поля из раскрывающегося меню):
Шаг 3. Устанавливаем верхнюю границу печатного поля 12 см:
Обратите внимание на поле, отмеченному восклицательным знаком. Мы применяем заданные нами изменения только к текущему разделу, который состоит из одной страницы. Нажимаем на ОК и любуемся результатом:
А теперь повторяем шаги 1÷3 для второго заголовка первого уровня и так далее. Чтобы не искать по всему документу нужный заголовок на помощь придёт Область навигации.
И маленькая стрела вдогонку: по этим трём действиям я пишу макрос, который срабатывает от нажатия одной кнопки. Но до макросов нам ещё надо дожить.
4. Правила применения разрывов разделов
Уроки с 37 по 43 тесно взаимосвязаны одной темой «Разрывы разделов». Их невозможно понять в отрыве друг от друга. А теперь выводы, которые можно сделать при знакомстве с темой «Разрывы разделов»:
| Разрывы разделов применяются только в трёх случаях: 1. Изменение ориентации страницы с книжной на альбомную и наоборот 2. Изменение колонтитулов к определённым частям документа 3. Изменение границ печатного поля |
Создание нового разрыва раздела можно представить как создание нового документа, «приклеенного» к основному документу. При создании нескольких разрывов разделов каждый раздел нумеруется по порядку, что можно посмотреть на строке состояния или в режиме «Колонтитул».
| Применение разрыва раздела для создания новой страницы недопустимо!!! |
Некоторые свойства разделов наследуются, а некоторые нет:
| Наследуются свойства | Не наследуются свойства |
| 1. Особый колонтитул для первой страницы 2. Разные колонтитулы для четных и нечетных страниц 3. Границы печатного поля | 1. Отмена режима «Как в предыдущем разделе» |
Теперь вы сможете:
- Создать несколько разделов в документе
- Создать свой колонтитул для раздела
- Создать титульный лист для конкретного раздела
- Сформулировать правило применения разрывов раздела
Скачайте мой документ и сравните с тем, что у вас получилось
Послесловие
Я подсчитала, что 8 уроков я посвятила спискам и 6 уроков разрывам разделов и колонтитулам. Меньше у меня не получилось, а вот больше – можно. Я считаю, что это самые сложные вопросы Word. И грамотная работа со списками, колонтитулами и разрывами разделов – это если не высший пилотаж, то сродни ему. Достаточно сказать, что подавляющее количество консультаций у меня просят именно по этим вопросам. Очень надеюсь, что помогла вам, мои уважаемые подписчики и просто посетители моего блога.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста. У меня возникла такая проблема: я работаю с текстовым файлом с разными колонтитулами, использую границы разделов. В один из колонтитулов я вставляю текстовое окно, после колонтитула идет разрыв раздела, но почему-то это текстовое окно появляется и в колонтитулах следующего раздела, хотя они другие. Можно ли сделать так, чтобы текстовое окно присутствовало всего лишь в одном колонтитуле? Спасибо.
Доброго времени суток! Скорее всего вы не отжали кнопку “Как в предыдущем разделе” на ленте “Конструктор” группа команд “Переходы”. Посмотрите Урок 43.
Действительно, хотя я это проверяла. Большое спасибо)
Обращайтесь, буду рада помочь