Лишние стили текста и причины их появления

При форматировании документа вы наверняка замечали, что лишние стили текста в области задач Стили всё увеличиваются и увеличиваются. В результате пользоваться стилями текста становится невозможно. Откуда берутся лишние стили текста?

Скачайте документ тут

Откройте документ. Включите режим Непечатаемые символы и откройте область задач Стили.Могу предположить, что вы увидите такую картину.

Как видите, в документе очень много стилей. Конкретно в этом документе 630 (!) стилей. Если не верите, то можете пересчитать сами. Даю подсказку: за один присест в области задач Стили показывается одновременно 36 стилей.

Это обилие стилей отпугивает пользователей. Часто приходится слышать такое мнение: разработчики заморочили всем голову, стилями пользоваться невозможно и зачем эти стили  нужны. Я цитирую высказывания на многочисленных форумах по Word’у. Давайте разберёмся, откуда берутся лишние стили.

По окончании урока вы сможете:

1. Перечислить причины появления лишних стилей в документе.
2. Применить вставку из буфера обмена.

На данный момент я знаю четыре причины увеличения списка стилей в области задач Стили.

Причина 1. Появление встроенного стиля при некоторых условиях

1)	Если вы вставляете номер страницы (операция, необходимая при создании многостраничного документа), то в области задач Стили появляются новые стили Верхний колонтитул и Нижний колонтитул.

Откройте новый документ. Всё, как обычно – режим Непечатаемые символы, область задач Стили:
Щёлкните два раза ЛМ в верхней части документа, выше самого верхнего символа конца абзаца:
Посмотрите: появилась лента Конструктор и в области задач Стили два новых стиля – Верхний колонтитул и Нижний колонтитул.

2)	При первом обращении к встроенным стилям Заголовок 1, 2, 3…9 в области задач Стили появятся 9 уровней стиля Заголовок. При вставке Оглавления в области задач списке стиле Стили появляются 9 уровней стиля Оглавление.

Но таким количеством уровней Заголовков и Оглавлений никогда не пользуются.

3)	При Вставке названия объекта в области задач Стили появляется встроенный стиль Название объекта.

Есть ещё несколько случаев «самостоятельного» появления встроенного стиля в области задач Стили.

Вывод. Необходимо научится скрывать неиспользуемые встроенные стили,

Причина 2. Автоматическое определение нового стиля на базе встроенного

Когда вы форматируете какой-либо абзац, то Word проверяет его по списку встроенных стилей. Если обнаруживается схожесть форматирования вашего абзаца с каким-нибудь встроенным стилем, то в окне Стили появится соответствующий встроенный стиль.

Это скриншот области задач Стили одного из документов. Посмотрите на обилие стилей с названием Основной текст.

Вывод.

Следует отменить режим Автоматическое определение встроенных стилей или Автоформат.

На следующем уроке мы научимся настраивать Word. В числе прочих команд мы отменим режим Автоформата.

Причина 3. Копирование текста из других программ

Часто нам нужно для работы с документом скопировать текст из других программ, например, ABBYY FineReader, Excel или взять текст из Интернета, из Консультанта. В этом случае мы вместе с текстом вносим в свой документ стили, характерные для этих программ.

Перед вами пример одного из документов, с которым мне пришлось работать. Я подробно расписала, откуда взялся тот или иной стиль.

Причина 4. Копирование текста, который имеет назначенный стиль, из одного документа в другой

Скачайте документ тут

1. Откройте документ «Учебный файл_Много стилей»
2. Включите режим «Непечатаемые символы» и откройте рабочее окно Стили
3. Выделите абзац «Должностные функции, обязанности, права и ответственность» перетаскиванием мыши, не захватывая символ конца абзаца.
4. Скопируйте в буфер обмена (на ленте Главная в группе команд Буфер обмена нажмите кнопку Копировать):
5. Создайте новый документ (я уже не напоминаю, что режим «Непечатаемые символы» и рабочее окно Стили должны быть заданы всегда).
6. Вставьте из буфера обмена содержимое (на ленте Главная в группе команд Буфер обмена нажмите кнопку Вставить):

Как видите, перечень стилей в окне Стили не изменился.

7. Теперь выделите в документе «Учебный файл_Много стилей» тот же самый абзац, но уже тройным щелчком, то есть в область выделения включается и символ конца абзаца:
8. Скопируйте в буфер обмена (на ленте Главная в группе команд Буфер обмена нажмите кнопку Копировать):
9. Перейдите в новый документ и вставьте содержимое буфера обмена:

Как видите список стилей в окне Стили пополнился не только стилем абзаца, который мы копировали, «2_Список_Тема», но и связанным с ним стилем «1_Список _Раздел». А почему не скопировался стиль «1_Пояснение к Теме»? Очень интересный вопрос, который связан с понятием Уровень текста. Сделали в памяти отметочку.

Внимание!

Именно непечатаемый символ конца абзаца заключает в себя все настройки абзаца: шрифт, размер шрифта, отступы, интервалы до и после абзаца и так далее. Даже одиночный символ конца абзаца – это полноценный абзац со своим стилем.

Запомните это. Это важно понимать, когда вы будете собирать оглавление, когда будете работать с рисунками.

Это идеология Word – всё привязано к символу конца абзаца (или Enter).

Общий вывод.

Необходимо научится работать со стилями «чисто»:

• не допускать образования стилей, не используемых в работе с документом;
• следить за оптимальным количеством стилей в окне Стили;
• грамотно работать с непечатаемыми символами.

Давайте вспомним причины появления лишних стилей:

1. Появление встроенного стиля при некоторых условиях
2. Автоматическое определение нового стиля на базе встроенного
3. Копирование текста из других программ
4. Копирование текста, который имеет назначенный стиль, из одного документа в другой

Теперь вы сможете:

1. Перечислить причины появления лишних стилей в документе.
2. Применить вставку из буфера обмена.