Урок 60. Макрос для таблицы

Приходилось ли вам выполнять при форматировании документа несколько раз повторять одни и те же команды? Предположим, в документе 50 таблиц. И каждую надо привести в порядок. Повторяющиеся заголовки, выравнивание назначить, да мало ли чего ещё сделать. И вот раз за разом повторяются одни те же команды. Так что знакомимся с понятиеем МАКРОС В ТАБЛИЦЕ.

В офисных программах есть замечательная возможность: объединить несколько команд в одну макрокоманду. Макрокоманда – это последовательность команд, которые будут работать автоматически при запуске макроса.

Вот определение, которое я взяла с любимого ресурса https://dic.academic.ru/dic.nsf/ruwiki/15081:

Во «офисных» продуктах (OpenOffice.org, Microsoft Office и др.), в графических программах (например, CorelDRAW) при обработке макроса автоматически выполняется заданная для каждого макроса последовательность действий — нажатия на клавиши, выбор пунктов меню и т. д.

Я приложила к уроку документ с несколькими таблицами (скачать файл тут). Я удалила текст документа (всё-таки авторское право и всё такое…):

Макрос для таблицы

По окончании урока вы сможете:

  1. Составить алгоритм форматирования таблицы
  2. Настроить ленту «Разработчик»
  3. Записать макрос форматирования таблицы
  4. Проверить макрос в действии
  5. Добавить кнопку «Макрос» на панель быстрого доступа

1. Алгоритм форматирования таблицы

Прежде, чем приступить к созданию макроса, следует тщательно продумать, какие команды нам понадобятся. Начнём с верха таблицы

  1. Заголовок, повторяющийся при переходе таблицы на следующую страницу
  2. Выравнивание содержимого ячеек заголовков по центру и по середине
  3. Заливка строки заголовка цветом
  4. Текст заголовка таблицы полужирного начертания красного цвета
  5. Поля ячеек – 0,05
  6. Видимые границы для всей таблицы красного цвета
  7. Автоподбор по ширине окна (вдруг таблица меньше ширины печатного поля)

Почему такая последовательность? При написании макрокоманды есть одна особенность:

Понять и запомнить! Ни в коем случае нельзя щелкать ЛМ по области документа! Работать только с лентами!

Так вот, после выделения заголовка можно выделить всю таблицу командой с ленты, а наоборот – нельзя!

Итак, нам надо записать семь команд одной макрокомандой. По ходу дела команд может оказаться больше.

Для того, чтобы записать макрос, необходимо найти эту команду. Команда «Запись макроса» находится на ленте «Разработчик», которая в настоящий момент не видна.

2. Настройка ленты «Разработчик»

Шаг 1. Выходим в режим настраивания ленте (ПМ в любом месте любой ленты → команда Настроить ленту из контекстного меню):

настройка ленты

Шаг 1. Отметим галочкой ленту «Разработчик»[1]

настройка ленты

ОК!

Вообще-то команда «Запись макроса» есть на ленте «Вид»:

лента Вид

Но на ленте «Разработчик» есть много других команд, которыми я активно пользуюсь, например, создание форм и полей, поэтому эта лента присутствует у меня в обязательном порядке.

3. Макрос для таблицы. Запись макроса для форматирования таблицы

Шаг 1. Выделяем заголовок таблицы (щелкаем ЛМ на полосе выделения напротив заголовка таблицы):

Макрос для таблицы

Шаг 2. Запускаем запись макроса (лента Разработчик → группа команд Код → команда Запись макроса):

Макрос для таблицы
  1. Можно ввести имя макроса, но имейте в виду, что пробелы недопустимы, то есть имя макроса будет выглядеть так – «Форматирование таблицы».
Макрос для таблицы
  1. Назначить выполнение макроса от нажатия единственной кнопке. Но кнопка должна быть уникальная (никогда не пользуюсь).
  2. Ввести описание макроса. Здесь никаких ограничений. Конечно, если макрос единственный, то можно и обойтись без описания. Я часто использую макросы, поэтому без описания просто не обойтись.
  3. Назначить выполнение макроса от нажатия сочетания функциональной клавиши плюс любой клавиши. Но при этом недопустимо использовать устойчивые системные сочетания, например, Ctrl+X, так как это сочетание зарезервировано для команды «Вырезать в буфер обмена».
  4. Из этого выпадающего меню выбираем доступность макроса для определенного документа. Если выбираем Normal.dotm, то наш макрос будет доступен для всех документов, созданных на основе шаблона Normal.dotm. Если мы создали документ на основе другого пользовательского шаблона, то в списке появится имя этого пользовательского шаблона, и тогда все документы на основе этого шаблона будут иметь внедрённый макрос. Но это действительно только для шаблонов, которые имеются на нашем компьютере.

Шаг 3. Назначаем сочетание клавиш (например, Ctrl+1):

Макрос для таблицы

Нажимаем клавиши «Назначить» и «Закрыть» и знакомимся с новым видом курсора:

Макрос для таблицы

Шаг 4. Назначаем режим «Повторить строки заголовков» (лента Макет → группа команд Данные → команда Повторить строки заголовков):

Макрос для таблицы

Шаг 5. Назначаем выравнивание содержимого ячеек строки заголовков по центру (лента Макет → группа команд Выравнивание → команда Выровнять по центру):

Макрос для таблицы

Шаг 6. Назначаем заливку строки заголовка (лента Конструктор → группа команд Стили таблиц → команда Заливка → выбор цвета заливки из палитры):

Макрос для таблицы

Шаг 7. Устанавливаем полужирное начертание шрифта заголовка и назначаем ему красный цвет (лента Главная → группа команд Шрифт → кнопка «Ж» и кнопка Цвет текста → выбор цвета из палитры):

Макрос для таблицы

Шаг 8. Выделяем всю таблицу лента Макет → группа команд Таблица → команда Выделить → команда Выделить таблицу из выпадающего меню):

Макрос для таблицы

Шаг 9. Назначаем границы таблицы (лента Конструктор → группа команд Обрамление → команда Цвет пера → выбор цвета границы из палитры → команда Граница → команда Все границы из выпадающего меню):

Макрос для таблицы

Шаг 10. Назначаем поля ячеек (лента Макет → группа команд Выравнивание → команда Поля ячейки → диалоговое окно Параметры таблицы[2] → Поля ячеек пользовательские):

Макрос для таблицы

Шаг 11. Устанавливаем Автоподбор таблицы по ширине окна (лента Макет → группа команд Размер ячейки → команда Автоподбор по ширине окна[3] из выпадающего меню):

Макрос для таблицы

Шаг 12. Останавливаем запись макроса (лента Разработчик → группа команд Код → команда Остановить запись):

Макрос для таблицы

Команда «Остановить запись» дублируется скромным квадратиком на строке состояния:

Макросы в таблице

Всё! Макрос для таблицы готов!

4. Проверка макроса в действии

Шаг 1. Выделяем заголовок любой таблицы:

Макросы в таблице

Шаг 2. Нажимаем сочетание клавиш Ctrl+1 и любуемся результатом:

Макросы в таблице

А теперь посмотрим, как будет работать макрос на таблице со сложным заголовком. В учебном файле это Таблица 4.

Шаг 1. Выделяем сложный заголовок, то есть заголовок, состоящий из двух строчек и объединённых ячеек:

Макросы в таблице

Шаг 2. Нажимаем сочетание клавиш Ctrl+1 и любуемся результатом:

Макросы в таблице

И под занавес.

5. Кнопка запуска макроса «Форматирование_таблицы» на Панели быстрого доступа

Шаг 1. Вызываем диалоговое окно «Параметры Word» (Панель быстрого доступа → команда Другие команды из выпадающего меню):

Панель быстрого доступа

Как настраивать Панель быстрого доступа я рассказывала в Уроке 18 и Уроке 19.

Шаг 2. Выбираем список «Макрос» (кнопка выпадающего меню → список Макрос):

Панель быстрого доступа

Шаг 3. Добавляем макрос для таблицы на Панель быстрого доступа (пока макрос один, но у нас всё впереди):

Панель быстрого доступа

ОК! А вот результат:

настройка ленты

Макрос для таблицы будет запускаться при нажатии кнопки на Панели быстрого доступа.

Теперь вы сможете:

  1. Составить алгоритм форматирования таблицы
  2. Настроить ленту «Разработчик»
  3. Записать макрос форматирования таблицы
  4. Проверить макрос в действии
  5. Добавить кнопку «Макрос» на панель быстрого доступа

[1] В контекстном меню – «Настройка ленты», а в окне «Параметры Word» – «Вкладка»

[2] Интересно, почему команда Поля ячейка, а диалоговое окно называется Параметры таблицы? Загадка природы, небрежность переводчиков или шутка разработчиков?

[3] Вообще-то команда имеет смысл «Автоподбор по ширине печатного поля», но не будем придираться.

Оставьте первый комментарий

Комментировать