Урок 79. Смотри таблицу

Документы, особенно на техническую тему, часто сопровождаются большим количеством иллюстративного материала: таблицы, рисунки, диаграммы. Каждой иллюстрации мы можем дать соответствующее название – «Таблица 1», «Рисунок 1», «Диаграмма 1» (Урок 29). И практически всегда возникает необходимость сделать в тексте ссылку на тот или иной объект – «смотри таблицу 6» или «как показано на рисунке 10». Для того чтобы номера иллюстраций и ссылок на эти иллюстрации совпадали в Word’е есть прекрасная возможность вставки перекрёстных ссылок (Урок 31). При добавлении иллюстраций «до» или «после» номера ссылок обновляются в соответствии с изменением номеров иллюстраций. И вот тут возникает проблема. В английском языке слова не склоняются по падежам: «see the table», но мы-то скажем – «смотри таблицу» (винительный падеж). К сожалению, переводчики не предусмотрели склонение по падежам, так что придётся выкручиваться своими силами.

По окончании этого урока вы сможете:

1. Назначать закладки на определенное место в документе
2. Делать перекрёстную ссылку на закладки
3. Делать перекрёстную ссылку без закладки

Сделайте учебный файл такого типа:

Я побеспокоилась заранее о месте для перекрёстных ссылок – «См. ». И первую перекрёстную ссылку сделала, как в Уроке 31:

Слово «Таблица» является частью перекрёстной ссылки и, увы, не склоняется. Поэтому возникает задача: сделать ссылку только на номер таблицы, а уж «смотри таблицу» мы напишем сами. Для этого нам понадобятся закладки.

1. Назначение закладки на определенное место в тексте

Закладка в Word играет ту же роль, что и в обычной книге: это пометка в тексте, позволяющая легко найти нужный фрагмент снова. Вы можете создать в документе сколько угодно закладок и присвоить каждой из них уникальное имя, чтобы легко их опознавать (это я добросовестно скопировала с официального ресурса.

Шаг 1. Выделяем место, которое отметим закладкой. В нашем случае это номер таблицы (лента Вставка → группа команд Ссылки → диалоговое окно Закладка):

Имя для закладки должно быть уникальным. К имени закладки предъявляются два требования:

1. Имя должно начинаться с буквы!
2. Имя не должно содержать пробелов!

Если вы не выполните эти требования, то команда «Добавить» будет не активна.

Шаг 2. Ну и для нашего удобства имя должно напоминать нам, к какому месту в документе относиться наша закладка. Предлагаю назвать «Таб_1». Нижние подчёркивания я ставлю для того, чтобы разделить смысловые части:

Закладка отмечена квадратными скобками. Но вы увидите их только в том случае, если настроили параметры Word’а (Урок 17):

2. Создание перекрёстной ссылки на закладку

Шаг 1. Делаем перекрёстную ссылку на закладку (лента Вставка → группа команд Ссылки → выбор типа ссылки Закладка → выбор имени Закладки):

Шаг 2. Теперь осталось только написать слово «таблицу». Но я побеспокоилась заранее и создала автотекст «таблицу» (Урок 78):

Вы можете создать автотекст «Смотри таблицу».

Теперь повторяем шаги 1÷4 для каждого номера таблицы:

Но у этого способа вставки перекрёстных ссылок есть недостатки:

1. Больше 10 закладок на номера таблиц – запутаетесь! А если учесть, что надо делать перекрёстные ссылки на рисунки?
2. При добавлении названия таблиц до имеющихся таблиц, что делать с именем закладки?

Я специально окрасила называния имеющихся таблиц в красный цвет для бо́льшей наглядности:

То есть данные нами имена закладок не будут совпадать с номерами таблиц. Ведь если номера таблиц будут меняться по мере добавления новых таблиц, то имена закладок даём мы сами вручную. Тем не менее я дала имя «Таб1_1» и сделала перекрёстную ссылку на этот номер:

Успели заметить, что номера таблиц и ссылок не совпадает?

Шаг 3. Обновляем поля и связи (выделяем всё клавишами Ctrl+А → функциональная клавиша F9):

Кстати, если вы внимательно изучили Урок 17 и настроили параметры Word, то поля и связи будут обновляться автоматически при печати или при последующем открытии документа.

Этот способ я чаще всего применяю к номерам Приложений. Их, как правило, бывает немного.

Но есть другой способ работы с перекрёстными ссылками. Я открыла его, анализируя смысл перекрёстных ссылок на номера объектов.

Теперь вы сможете:

1. Назначать закладки на определенное место в документе
2. Делать перекрёстную ссылку на закладки
3. Делать перекрёстную ссылку без закладки

На следующем уроке мы научимся делать перекрёстные ссылки, не делая закладок, но с возможностью «смотри таблицу». Продолжение урока следует…