Урок 61. Макрос преобразования страницы

Книга “Искусство представить информацию, чтобы вас поняли”

При форматировании документа часто приходится менять ориентацию страницы с книжной на альбомную. Как это сделать я рассказала на уроке 39. Всё бы ничего, но границы печатного поля у страниц книжной и альбомной ориентации разные. А если в документе будут несколько разделов альбомной ориентации. Тогда есть смысл написать макрос преобразования страницы.

Нашла у себя в запасниках совершенно не форматированный документ, в который я вставила таблицы из учебного файла Урока 60. Скачайте этот документ.

По окончании урока вы сможете:

  1. Создать алгоритм макроса преобразования страницы
  2. Записать макрос преобразования страницы
  3. Проверить макрос преобразования страницы

1. Алгоритм макроса преобразования страницы

Казалось бы, всё просто – установить поочерёдно два раздела и задать альбомную ориентацию страницы с ленты Макет → группа команд Параметры страницы → команда Ориентация → команда Альбомная (Урок 39):

Альбомная ориентация

Потом надо уточнить границы печатного поля. Если у страницы с книжной ориентацией поле подшивки документа находится слева, то у страницы с альбомной ориентацией сверху:

Альбомная ориентация

Образно говоря, мы укладываем страницу «на бок». Значить, надо учесть место для подшивки и место для колонтитула, если он есть. Кроме того, если у страницы с альбомной ориентацией совершенно недопустимы различная величина правого и левого поля.

Вот мы подошли к созданию алгоритма действий, который запустит макрос преобразования страницы.

  1. Альбомная ориентация
  2. Границы печатного поля
  3. Расстояние от края до верхнего колонтитула
  4. Расстояние от края до нижнего колонтитула

2. Макрос преобразования страницы. Запись

Предлагаю все таблицы, которые есть в документе, разместить на страницах альбомной ориентации. Если вы работаете с моим документом, то откройте «Область навигации» с «Панели быстрого доступа» . Я присвоила стилю текста «Название таблицы» Уровень 1:

Диалоговое окно Абзац

Я сделала это исключительно для того, чтобы стиль «Название таблицы» попал в Область навигации. Теперь очень удобно и быстро можно перейти от таблицы к таблице. Этот приём – одна из моих фишек для экономии времени при форматировании больших документов (Урок 44). Когда я заканчиваю с таблицами, то присваиваю стилю «Название таблицы» уровень «Основной текст», после чего стиль уходит из Области навигации и не захламляет её.

Шаг 1. Выделяем часть документа, которая будет находится странице альбомной ориентации:

Макрос преобразования страницы

Шаг 2. Запускаем запись макроса (лента Разработчик → группа команд Код → команда Запись макроса):

Макрос преобразования страницы

Даем имя макросу. В уроке 60 я особо подчеркнула, что в имени макроса не должно быть пробелов, поэтому я назвала макрос «Альбомная_из_книжной».

Шаг 3. Назначаем нашему макросу сочетание клавиш Ctrl+2 (я предпочитаю кнопку срабатывания макроса на Панели быстрого доступа):

Макрос преобразования страницы

Шаг 4. Открываем диалоговое окно «Параметры страницы» (лента Макет → группа команд Параметры страницы → команда Поля → команда Настраиваемые поля из выпадающего меню):

Макрос преобразования страницы

Шаг 5. Устанавливаем альбомную ориентацию для выделенной в документе информации:

Параметры страницы
  1. Отмечаем пиктограмму альбомной ориентации.
  2. Открываем кнопку выпадающего меню поля «Применить к:» и выбираем команду «к выделенному тексту».

Очень важно сделать эти команды в первую очередь. Тем самым мы сообщаем программе, что с этого момента работаем альбомной ориентацией.

Обратили внимание, что не только страница повернулась «на бок», но значения границ печатного поля повернулись «на бок»?

Шаг 6. Устанавливаем границы печатного поля на первой закладе «Поля»:

Параметры страницы

Конечно, предварительно вы должны прикинуть, какое расстояние вам нужно для верхнего колонтитула и не забыть установить одинаковые размеры для левого и правого поля.

Шаг 7. Устанавливаем расстояния от края страницы для колонтитулов:

Параметры страницы

Для верхнего колонтитула расстояние побольше, так как мы не хотим, чтобы верхний колонтитул «залез» в подшивку отпечатанного документа.

ОК!

Шаг 8. Останавливаем запись макроса:

Шаг 9. Теперь выносим кнопку макроса «Альбомная_из_книжной» на Панель быстрого доступа, как мы это делали в Уроке 60:

3. Проверка макроса преобразования страницы

Шаг 1. В «Области навигации» переходим к таблице 2:

Макрос преобразования страницы

Согласитесь: очень удобно, когда нужные нам абзацы находятся в «Области навигации».

Шаг 2. Запускаем макрос преобразования страницы «Альбомная_из_книжной» (я запускаю кнопкой с Панели быстрого доступа):

Макрос преобразования страницы

Макрос преобразования страницы «Альбомная_из_книжной» работает!

Обратите внимание на следующее обстоятельство. Таблица вытянулась по ширине печатного поля. При написании макроса в уроке 60 мы предусмотрели такую возможность, то есть задали режим «Автоподбор по ширине окна». Вот эта команда и сработала! А вот с колонтитулами этот номер не пройдёт. Колонтитул следующего раздела в точности повторяет внешний вид предыдущего раздела до тех пор, пока мы не снимем режим «Как в предыдущем разделе»:

Теперь вы сможете:

  1. Создать алгоритм макроса преобразования страницы
  2. Записать макрос преобразования страницы
  3. Проверить макрос преобразования страницы

Оставьте первый комментарий

Комментировать