Урок 82. Указатели

Что такое Указатели и для чего она нужны? К сожалению, авторы документов практически не используют Указатели в своей работе. А зря. Вот пример простейшего указателя:

Есть ГОСТы по делопроизводству и библиографической деятельности, в которых сформулированы требования к Указателям. Например, Межгосударственный стандарт ГОСТ 7.78-99, который создан на базе следующих ГОСТов

За принятие Межгосударственного стандарта ГОСТ 7.78-99 проголосовали:

По содержанию выделяют следующие виды вспомогательных указателей:

• именные указатели, содержащие перечни личных имен, т.е. фамилий с инициалами или полными именами, а также другими обозначениями имен, например псевдонимами, кличками или прозвищами;
• предметные указатели, содержащие перечни названий предметов, их свойств и отношений;
• географические указатели, содержащие перечни наименований географических объектов, которые могут дополняться пояснениями, раскрывающими род объекта (река, озеро, гора и т.п.);
• единые (комбинированные) указатели, объединяющие в одно целое различные алфавитные указатели;
• указатели наименований коллективов, содержащие перечни фирм, учреждений и других организаций;
• указатели заглавий изданий и других документов, первых строк произведений и цитат;
• указатели формул, символов, таблиц, схем, сокращений, аббревиатур, единиц измерения и других специальных обозначений.

Для нас с вами наиболее подходит такое определение:

ПРЕДМЕТНЫЙ УКАЗАТЕЛЬ
– перечень основных терминов-понятий, встречающихся в тексте, с указанием страниц их нахождения; сжимает информацию основного текста, представляет ее в ином порядке, существенно облегчая ориентировку в содержании текста.

Указатели придают нашей работе академичность и завершенность.

По окончании урока вы сможете:

1. Собрать и обновить предметный указатель

1. Сборка предметного указателя

Я буду работать со своим документом, который я создавала в рамках проекта. Поскольку теперь он мне не принадлежит, я не могу сделать для вас ссылку. Откройте свой документ.

Шаг 1. Отмечаем элементы указателя (выделяем часть текста, которое войдет в предметный указатель → лента Ссылки → группа команд Предметный указатель → диалоговое окно «Определение элементов указателя» → команда Пометить → команда Отмена становится командой Закрыть → команда Закрыть):

Если вам нужно, чтобы указатель ссылался на все страницы документа, где встречается данное слово, то нажмите команду «Пометить все».

К слову «АЭС» прикрепилось выражение «{ XE «АЭС» }». Это и есть отметка элемента предметного указателя.

Здесь необходимо сделать замечание. Я всегда работаю в режиме непечатаемых символов. Так вот? отметку элемента указателя можно увидеть только в этом режиме. А так как количество символов в отметке может быть довольно значительным, то при снятии режима непечатаемых символов (лента Главная → группа команд Абзац → команда Отобразить все знаки) произойдет перераспределение текста:

Не важно включен ли у вас режим непечатаемых символов или нет, печататься пометки элементов указателя не будут! Имейте это ввиду при окончательной сдаче текста заказчику.

Шаг 2. Помечаем необходимые нам элементы указателя по всему документу

Шаг 3. Создаем предметный указатель (лента Ссылки → группа команд Предметные ссылки → команда Предметный указатель):

Диалоговое окно «Указатель» очень простое. Я только отметила галочкой «Номера страниц по правому краю»:

Все элементы указателя, которые я отметила:

1. попали в Предметный указатель
2. распределились по алфавиту

Предположим, мы упустили какой-то текст, которые должен быть включен в Предметный указатель.

Шаг 4. Помечаем по тексту элементы, которые мы забыли включить в Предметный указатель.

Шаг 5. Обновляем Предметный указатель:

1. Лента Ссылки → группа команд Предметный указатель → команда Обновить указатель или…
2. ПМ в области Предметного указателя→ контекстное меню → команда Обновить поле

Обратите внимание, что в рабочем окне «Стили» появился новый стиль «Указатель 1», то есть указатель первого уровня. Этот стиль текста абсолютно равноправный со всеми остальными стилями: вы можете менять внешний вид стиля и обновлять его.

Вообще Предметный указатель напоминает Оглавление, но есть одно важное отличие: пункты элементов предметного указателя не являются гиперссылками, то есть вы не сможете пройти по элементу Предметного указателя на соответствующую страницу.

Теперь вы можете^

1. Создать указатели второго уровня

На следующих уроках рассмотрим нюансы.