Часто в организационно-нормативной документации необходимо сделать утверждающую и/или согласующую подписи. В статье «Урок 54. Гриф «Утверждение» я рассказала, как красиво и аккуратно сделать гриф «Утверждение», используя возможность таблицы в Word’е. Хорошо, если утверждает документ один и тот же начальник. А вот у нас в организации документ могут утверждать несколько начальников. Вот такие у нас особенности. Чтобы мне не пришлось набирать фамилию того или иного начальника, я делаю в шаблоне элемент управления содержимым «Раскрывающийся список»
Можете воспользоваться той таблицей, которую вы делали на уроке 54.
По окончании этого урока вы сможете:
- Ввести элемент управления содержимым «Раскрывающийся список»
- Отредактировать этот элемент управления содержимым
1. Элемент управления содержимым «Раскрывающийся список»
Шаг 1. Сделаем заготовку для будущей утверждающей подписи
Шаг 2. Лента Разработчик → группа команд Элементы управления → команда Раскрывающийся список:
Шаг 3. Назначаем свойства элементу управления диалоговом окне «Свойства управления содержимым»:
- Выделяем элемент управления (ЛМ по левому серому прямоугольнику элемента управления)
- Лента Разработчик → группа команд Элементы управления → команда Свойства → диалоговое окно Свойства элемента управления
- Вводим «Должность» в поле «Название» (тег пропускаем, тем более что по умолчанию тег будет называться так же, как и название). На всякий случай отмечаем режим «Элемент управления содержимым нельзя удалить» (исключительно для пользователей, которые пожелают испортить ваш замечательный шаблон)
- Вводим поочередно элементы списка командой Добавить
Шаг 4. Команда Добавить → вводим ФИО → ОК → повторяем:
Получаем список → ОК:
Шаг 5. Выделяем элемент управления → нажимаем кнопку выпадающего меня справа → выбираем нужную должность:
Восклицательным знаком я отметила название нашего раскрывающегося списка.
Посмотрите на видео, как работала со вторым раскрывающимся списком:
Здесь хочу обратить ваше внимание, что согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов) ФИО начальника, согласующего или утверждающего документ, пишется как «И.О. Фамилия».
2. Редактирование раскрывающегося списка
Начальники приходят и уходят, названия должностей меняются, поэтому возникает необходимость подкорректировать наш выпадающий висок (кстати, мне больше нравиться термин «выпадающий список», но не будем придираться к переводу.):
- Выделяем раскрывающийся список, который нуждается в редактировании
- Лента Разработчик → группа команд Элементы управления → команда Свойства
- Выбираем элемент списка
- Команда Изменить
- Вносим изменения
Элемент управления содержимым «Раскрывающийся список» может пригодится не только на официальном грифе «Утверждение». В моем шаблоне учебной программы раскрывающийся список встречается 7 раз:
Выбор вида обучения, выбор обязательности обучения, выбор веса обучения и так далее.
Теперь вы сможете:
- Ввести элемент управления содержимым «Раскрывающийся список»
- Отредактировать этот элемент управления содержимым
Елена, добрый день!
Прежде всего спасибо за то, что Вы есть и создали этот обучающий ресурс!
Теперь к вопросу.
Данную тему я уже осваивал самостоятельно и,к некоторым достижениям пришел. НО!
Никак не могу добиться что бы работало «краткое имя». Ну вот НИКАК!
А я каждый день делаю пару десятков одинаковых и примитивных документов в которых уже работаю выпадающие списки, но если мне удалось бы укротить «краткое имя», то я сэкономлю еще немного своего времени.
Спасибо за внимание.
Доброго времени суток! Было много работы на основной работе, я не могла ответить. Прежде всего поясните, что вы называете «кратким именем». Если я правильно вас поняла, то вам можно воспользоваться автозаменой (https://prooffice24.ru/autocorrect/). С уважением, Елена
Добрый день!
К сожалению это не то…
В Вашем уроке https://prooffice24.ru/урок-94-раскрывающийся-список/ в п.2 отображено данное меню.
при добавлении нового элемента списка есть возможность (для меня и многих в сети пока теоретическая) ввести краткое имя, а при последующем выборе по этому (краткому) имени, выбираться будет полное имя.
Например, у меня в шаблоне документа, в выпадающем списке №№ и дат договоров, было бы проще, если я видел «краткое имя» ,например, ООО «ХХХ», а выбрав его, в тексте появилось бы «договор №…. от хх.хх.хххх
Доброго времени суток! Как только вы сказали «Элемент управления содержимым», сразу стало понятно о чем речь. НЕ ответила сразу, потому что экспериментировала и искала сведения как на наших ресурсах, так и анголоязычных. По логике вроде все понятно: есть краткое имя и есть его значение. Но, увы, не работает. Я не придавала этому значения, так как работаю с большим объемом документов и большим количество авторов документов. Поэтому запомнить соотношение имени и значения просто нет возможности. Поэтому я всегда оставляю «значение=имя» по умолчанию.Но запрос по этой проблеме я отправила в головной офис Microsoft. Мне представляется оптимальным следующий вариант: создать список с именами и значениями и экспортировать его по примеру операции «Слияние» (https://prooffice24.ru/badges-with-the-names/). А пока приходится делать раскрывающий список вручную. С уважением, Елена.