Урок 75. Сноска в документе

Все знают, что такое сноска. Большой энциклопедический словарь дает такое определение:

СНОСКА, примечание к тексту, библиографическая справка, перевод, толкование, помещаемые в нижней части полосы книги (подстрочные сноски) или в конце книги (под порядковым номером)

Издательский словарьсправочник дает определение пошире:

СНОСКА ‒ помещаемые внизу полосы примечание, библиогр. ссылка, перевод иноязычного текста, связанные с осн. текстом знаком С. (см. Сноски знак).С. обычно набирают шрифтом пониженного кегля по сравнению с шрифтом осн. текста и отделяют от него пробелом или пробелом с тонкой короткой линейкой (обычно ее длина 1 кв.). Отбивка С. от осн. текста — в пределах 1—2 кегельных. Она должна быть такой, чтобы высота С. вместе с отбивкой и линейкой была кратной кеглю шрифта осн. текста.

Скажем проще. Сноска – это пояснение к тексту. Сноска располагается внизу страницы. Размер шрифта сноски меньше, чем размер основного текста, что говорит о том, что сноска – это второстепенный текст.

Работать со сносками очень легко, но есть все-таки нюансы, с которыми мы познакомимся.

По окончании этого урока вы сможете:

  1. Задать сноску:
  2. Изменить формат сноски в диалоговом окне «Сноски»
  3. Изменить форматирование стиля текста «Текст сноски»
  4. Задать обязательный реквизит оформления любого официального документа «27 – отметка об исполнителе»

1. Создание сноски

Шаг 1. Щелкаем ЛМ в нужном нам месте – в конце слова, нуждающегося в пояснении → лента Ссылки → группа команд → Сноски → команда Вставить сноску:

сноска

После слова «АС» появляется «1»(знак сноски) в верхнем регистре и внизу страницы резервируется место для текста сноски:

сноска

Если основной текст не помещается, то он «перескакивает» на другую страницу. Сноска всегда «привязана» к Знаку сноски. Если отмеченный Знаком сноски текст переходит на другую страницу, то и текст сноски всегда следует за текстом.

А теперь посмотрите: в рабочем окне «Стили» появился новый стиль текста «Текст сноски». Это встроенный стиль. На уроке 17 я рассказывала, как настроить Word, и, в частности, просила запретить использование встроенных стилей текста (а их 116 штук) для того, чтобы Word услужливо не подбрасывал нам свои стили. Я делаю скриншоты со своего рабочего документа, в котором свыше 200 страниц. Как видите, количество стилей текста у меня минимально. Но если вы не настроили Word, то встроенные стили будут появляться в рабочем окне «Стили». На уроке 15 я показала, как удалять лишние стили из рабочей области «Стили».

Поскольку «мой» Word всегда настроен, я не сталкиваюсь с проблемой лишних неиспользуемых стилей. Но часто мне приходится форматировать документы других пользователей (работа у меня такая), и в этих документах лишних стилей видимо-невидимо. Поэтому в этом случае воспользуемся диалоговым окном «Управление стилями».

Шаг 2. Скрываем стиль текста «Текст сноски» для чего открываем диалоговое окно «Управление стилями»:

1 способ. Рабочее окно «Стили» → кнопка Управление стилями внизу окна

стиль текста

2 способ. Поскольку я постоянно работаю с этим диалоговым окном, то я просто вынесла эту кнопку на Панель быстрого доступа (как это сделать я рассказывала на уроке 18 и уроке 19):

стиль текста

В диалоговом окне «Управление стилями» → вторая закладка Рекомендации → порядок сортировки «По алфавиту» → отметим в списке стиле стиль Текст сноски → команда Скрыть:

стиль текста

2. Диалоговое окно «Сноски»

Лента Ссылки → группа команд Сноски → кнопка группы:

сноска

А теперь по порядку работаем с диалоговым окном «Сноски»

Шаг 1 и 2. Два вида сносок: сноска и концевая сноска:

сноска
  1. Сноска может располагаться:
    • Внизу страницы (зафиксированное место внизу страницы)
    • Внизу текста (даже если текст заканчивается на середине страницы).
  2. Концевая сноска может располагаться:
    • В конце раздела
    • В конце документа.

Концевая сноска появляется сразу после текста:

концевая сноска

Шаг 3. Возможность размещения сносок в две, и в три, и в четыре колонки:

сноска

Вот пример двуколоночного расположения четырёх сносок:

сноска

Шаг 4. Выбор формата номера: арабские цифры, римские цифры, буквы по алфавиту, символы.

В наших документах, особенно старых, в качестве сноски ставились звездочки (так удобно было машинисткам – две звездочки, три звездочки, бывало и пять звездочек). Здесь этот номер не пройдет. Если вы решите проставить символьные сноски, то будьте готовы к разнообразию значков:

сноска

Я специально сделала покрупнее размер символов, чтобы вы убедились. Так что, если начальник затребует звездочки в качестве знака сноски, предупредите его, что звездочка будет только одна.

Шаг 5. А вот это интересно:

сноска

По поводу нумерации договаривайтесь на берегу. Если сносок немного, то сквозная нумерация вполне сойдет. У меня был документ, в котором имелось свыше 70 сносок – это тот случай, когда уместно начинать нумерацию сносок на каждой странице или в крайнем случае в каждом разделе.

Шаг 6. Можно задать различные виды сносок для каждого раздела или применить наши изменения ко всему документу:

сноска

Шаг 7. Чтобы изменения вступили в силу, не забудьте дать команду «Применить»:

сноска
Понять и запомнить!Формат сносок можно поменять в любое время, главное, на забыть дать команду «Применить»

3. Сноска как стиль текста

По умолчанию размер шрифта текста сноски – 10 пунктов. В электронных интерактивных книгах, которые я делаю в качестве учебного пособия, шрифт – 16 пунктов (для комфортного чтения с экрана ноутбука или планшета). Слишком маленький знак сноски и маленькая сноска смотрятся не очень красиво.

Шаг 1. Форматируем стиль текста сноски и знака сноски в диалоговом окне «Управление стилями» (закладка Изменение → находим в списке стиль «Текст сноски» → команда изменить → в диалоговом окне «Изменение стиля» команда Формат → и меняем, что хотим):

стиль текста

Замечу, что в этом случае нам нет нужды выделять текст сноски.

4. Реквизит оформления «27 – отметка об исполнителе»

В ГОСТ Р 6.30-2003 приведен перечень из 30 реквизитов, которые используются при подготовке, оформлении организационно-распорядительных документов и работе с ними:

  • 01 – Государственный герб Российской Федерации;
  • 02 – герб субъекта Российской Федерации;
  • 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
  • 04 – код организации;
  • 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
  • 06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
  • 07 – код формы документа;
  • 08 – наименование организации;
  • 09 – справочные данные об организации;
  • 10 – наименование вида документа;
  • 11 – дата документа;
  • 12 – регистрационный номер документа;
  • 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
  • 14 – место составления или издания документа;
  • 15 – адресат;
  • 16 – гриф утверждения документа;
  • 17 – резолюция;
  • 18 – заголовок к тексту;
  • 19 – отметка о контроле;
  • 20 – текст документа;
  • 21 – отметка о наличии приложения;
  • 22 – подпись;
  • 23 – гриф согласования документа;
  • 24 – визы согласования документа;
  • 25 – оттиск печати;
  • 26 – отметка о заверении копии;
  • 27 – отметка об исполнителе;
  • 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
  • 29 – отметка о поступлении документа в организацию;
  • 30 – идентификатор электронной копии документа.

За свою рабочую жизнь я сделала много шаблонов различных видов документов и расположение этих реквизитов выучила наизусть. Я научилась располагать реквизиты так, чтобы заполнить их было легко и необременительно. Но ни один из реквизитов не вызвал у меня больших проблем: поля, табличная композиция текста – все возможности мне в помощь! Корме реквизита 27…

Реквизит «27 – отметка об исполнителе» должен располагаться внизу последней страницы документа. Если текст обрывался где-то посередине, то я просто «прошлепывала» Enter и приблизительно устанавливала реквизит 27 близко к нижнему краю страницы. Но что делать, если добавляется или удаляется часть текста? Реквизит 27 сместится и очень даже может быть окажется в гордом одиночестве где-нибудь в середине страницы. Вот здесь нам поможет сноска!

Шаг 1. Создаем одиночный символ конца абзаца в самом конце документа (щелкаем Enter)

Шаг 2. Открываем диалоговое окно «Сноска»

  1. Выбираем формат номера – Символ
  2. В таблице символов выбираем пустой символ
  3. Ок
  4. Команда «Вставить», так как изменения только для этой сноски
сноска

Вот и результат:

отметка об исполнителе

Теперь можете спокойно работать с документом – реквизит «27 – отметка об исполнителе» всегда будет стоять внизу последней страницы документа!

Если вы подведете курсор к знаку сноски, то появится подсказка – текст сноски!

Теперь разберемся с форматом сноски. В организации, в которой я работаю, принято отделять сноску небольшой горизонтальной линией, но мне страшно мешает под линией символ конца абзаца, который невозможно удалить. Причем этот символ присутствует во всех сносках. Мне попадались документы с двумя и тремя символами конца абзаца.

Шаг 1. Переходим в режим «Черновик» (лента Вид → группа команд Режимы → команда Черновик):

Черновик документа

Шаг 2. Показываем все сноски в режиме редактирования внешнего вида (лента Ссылки → группа команд Сноски → команда Показать сноски):

сноска

Шаг 3. Из выпадающего меню выбираем «Разделитель сноски»:

сноска

Шаг 4. Появляется новая команда «Сброс», которую мы выполняем:

сноска

Именно здесь мы можем удалить линию или изменить её внешний вид (например, сделать её розовой или задать пунктиром).

Шаг 5. Возвращаемся в режим «Разметка страницы» (лента Вид → группа команд Режимы → команда Разметка страницы).

Вот и результат! В отсутствии режима непечатаемых символов смотрится очень даже неплохо:

сноска
Понять и запомнить!1. Удалить сноску можно только удаляя знак сноски!
2. Копируя (или вырезая) слово со знаком сноски, вы копируете (или вырезаете) текст сноски!
3. Соответственно: вставляя из буфера обмена слово со знаком сноски, вы вставляете и текст сноски

Теперь вы сможете:

  1. Задать сноску:
  2. Изменить формат сноски в диалоговом окне «Сноски»
  3. Изменить форматирование стиля текста «Текст сноски»
  4. Задать обязательный реквизит оформления любого официального документа «27 – отметка об исполнителе»

Оставьте первый комментарий

Комментировать