Урок 77. Таблицы Word и Excel

Таблицы Word и Excel во многом схожи. Но есть различия, которые приводят к печальным последствиям. Рассмотрим подробнее, чем отличаются таблицы Word и Excel.

По окончании этого урока вы сможете:

1. Копировать и вставлять таблицы из Word в Excel и наоборот
2. Рассказать об отличиях таблицы Word в Excel
3. Приводить таблицу Word в порядок перед копированием её в Excel

1. Копирование и вставка таблицы из Word в Excel и наоборот

Шаг 1. Копируем таблицу из Word в Excel

Шаг 2. Копируем таблицу из Excel в Word

В этом видео я обратилась к уроку 56 , где я рассказала, как сделать таблицу по умолчанию. Если мы копируем одну таблицу, то с ней можно поработать индивидуально, а если мы копируем 5 таблиц? Я давала такой совет: сохраните параметры таблицы по умолчанию в шаблоне Normal.

2. Отличия таблиц Word и Excel

Огромное преимущество Word – это работа с непечатаемыми символами. К сожалению, в Excel непечатаемые символы присутствуют в неявном виде. На уроке «Excel 22. Размер ячеек» я показала как сделать в Excel искусственный перенос текста на новую строчку:

Для этого необходимо поставить курсор в нужное место и нажать Alt+Enter на клавиатуре.

Шаг 1. Скопируем таблицу в Excel и вставим в Word:

В общем ничего страшного: ненужные непечатаемые символы в Word мы можем всегда убрать командой «Замена». А вот при копировании таблицы из в Excel нас подстерегают неожиданности.

Я создала таблицу в Word с такими особенностями:

1. Создание новой строки разрывом (Shift+Enter) 2 раза
2. Создание новой строки Enter (строго говоря мы создали не новую строку, а новый абзац)
3. Несовпадение вертикальных границ (я сделала несовпадение заметным, но часто несовпадения бывают такими мизерными, с первого взгляда не заметишь).

Шаг 2. Скопируем таблицу из Word в Excel:

1. Разрыв строки приводит к созданию новых ячеек (количество разрывов строки в Word = количество ячеек + 1 в Excel)
2. Символ конца абзаца приводит к созданию новых ячеек (количество символов конца абзаца в Word = количество ячеек + 1 в Excel)
3. Несовпадения вертикальных границ в таблице Word приводит к созданию новых ячеек (тут уж непредсказуемо). Ячейка с минусом – это объединённая ячейка D2:E2, а ячейка с минусом – ячейка F2.

Опять-таки можно побороться с этим вручную, но объединение двух и более ячеек с содержимым приводит к потере содержимого. В объединенной ячейке сохраняется только значение из верхней левой ячейки диапазона. Остальные значения будут потеряны:

А вот результат:

Образовалась объединённая ячейка. Осталось содержимое только верхней левой ячейки.

Так что работа по исправлению таблицы предстоит немаленькая.

3. Таблица Word в порядок перед копированием её в Excel

Шаг 1. Как убрать несовпадения вертикальных границ смотрите урок 54 https://prooffice24.ru/the-stamp-of-approval/

Шаг 2. Как удалить символы конца абзаца и разрывы страниц смотрите уроки

1. Урок 57 https://prooffice24.ru/table-in-the-text/
2. Урок 63 https://prooffice24.ru/the-text-in-the-format-txt/
3. Урок 65 https://prooffice24.ru/replacing-characters/

Теперь вы сможете:

1. Копировать и вставлять таблицы из Word в Excel и наоборот
2. Рассказать об отличиях таблицы Word в Excel
3. Приводить таблицу Word в порядок перед копированием её в Excel

Я написала этот урок, потому что ко мне неоднократно обращались с этой проблемой.