Excel 50. Проверка вводимых значений

Очень важно при работе с таблицей обеспечить правильность вводимых в ячейки значений. Несмотря на то, что обнаружение каждой опечатки или орфографической ошибки невозможно, вы можете установить правило «Проверка вводимых значений», чтобы быть для уверенности в том, что вводимая в ячейки информация отвечает определенным критериям.

Вот лишь несколько примеров того, что может сделать проверка вводимых значений в Excel:

• Разрешить только числовые или текстовые значения в ячейке.
• Разрешить только числа в указанном диапазоне.
• Ограничить даты и время вне заданного диапазона.
• Разрешить ввод данных определенной длины.
• Найти неправильные записи в проверенных ячейках.
• Ограничить записи выбором из раскрывающегося списка.
• Проверка вводимого на основе другой ячейки.
• Показать входное сообщение, когда пользователь выбирает ячейку.
• Показывать предупреждающее сообщение при вводе неверных данных.

По окончании этого урока вы сможете:

1. Устанавливать параметры режима «Проверка вводимых значений»
2. Проверять уже введенные значения
3. Перечислить критерии проверки вводимых значений

1. Установка параметров проверки

С помощью критериев проверки можно ограничить типы вводимых данных: целых, десятичных, текстовых, дата и время и т.д.

Для включения режима проверки данных при вводе выполните следующие действия:

Шаг 1. Выделяем диапазон ячеек, для которых требуется установить проверку вводимых значений.

Шаг 2. Лента Данные → группа команд Работа с данным → команда Проверка данных:

Откроется диалоговое окно «Проверка вводимых значений».

Шаг 3. В диалоговом окне Проверка вводимых значений на вкладке Параметры щелкаем на кнопке выпадающего меню Тип данных и установите критерий для выделенного диапазона – смените параметр поля Тип данных на Целое число:

Шаг 4. Измените значения полей диалогового окна «Проверка вводимых значений»:

1. Сменим параметр поля Значение на между.
2. В поле Минимум вводим 0.
3. В поле Максимум вводим 10 и ОК. (Диалоговое окно «Проверка вводимых значений» закроется).

Шаг 5. Проверяем. Вводим значения в выбранный диапазон, причем одно заведомо неверное, и получаем:

Так что ошибиться теперь не получиться!

Шаг 6. Попробуем изменить условия

1. Тип данных – Целое число
2. Значение – меньше
3. Максимум – 15

Шаг 7. Выполняем проверку, то есть вводим, например, число 16. И опять Excel не позволит нам совершить ошибку

2. Проверка уже введенных значения

Смоделируем ситуацию, когда надо проверить уже введенные значения.

Шаг 1. Я ввела в диапазон А1:А10 значения от 1 до 23

Шаг 2. Лента Данные → группа команд Работа с данным → команда Проверка данных:

1. Сменим параметр поля Значение на между.
2. В поле Минимум вводим 0.
3. В поле Максимум вводим 10 и ОК. (Диалоговое окно «Проверка вводимых значений» закроется).

Шаг 3. Лента Работа с данными → кнопка выпадающего меню Проверка данных → команда Обвести неверные значения (Ячейки, данные в которых не удовлетворяют условию проверки будут обведены):

Получаем результат:

Согласитесь, очень удобно выполнять работу над своими и чужими ошибками. Если вам необходимо убрать обводку (скрыть следу преступления), то…

Шаг 4. Лента Работа с данными → кнопка выпадающего меню Проверка данных → команда Удалить обводку неверных данных (Обводка будет снята).

3. Критерии проверки вводимых данных

Выпадающий список поля «Тип данных» дает нам возможность установить критерии для следующих типов данных:

1. Любое значение
2. Целое число – для ограничения ячейки принимать только целые числа.
3. Десятичных – для ограничения ячейки принимать только десятичные числа.
4. Список – для выбора данных из раскрывающегося списка.
5. Дата – чтобы ограничить ячейку для приема только даты.
6. Время – чтобы ограничить ячейку только временем.
7. Длина текста – для ограничения длины текста.
8. Другой – для пользовательской формулы.

Из этого списка выделяются два пункта. Это «Список» и «Другой». Про них отдельно.

Посмотрим, что означает поле «Значения» в диалоговом окне «Проверка вводимых значений»:

Если мы задали ограничение по вводу текста в 50 символов, то это научит нас выражать свои мысли кратко в пределах именно 50 символов.

Если мы задали ограничения по вводу даты, то за пределы этой даты мы «вылезти» не сможем.

Теперь вы сможете:

1. Устанавливать параметры режима «Проверка вводимых значений»
2. Проверять уже введенные значения
3. Перечислить критерии проверки вводимых значений