Создание табличек с именами участников конференции

Exсel не является для меня основной рабочей программой. Но помощник из него просто замечательный. Сейчас я расскажу вам, какую неоценимую помощь может оказать Exсel при создании табличек с именами участников конференции.

Вот такие! А в развёрнутом виде страница будет выглядеть так:

Размеры разумеется в миллиметрах.

По окончании урока вы сможете:

1. Разбить текст в Exсel по столбцам
2. Вставить таблицу в Word с нужными размерами для определения линий сгиба
3. Организовать слияние таблицы и документа
4. Отформатировать вставленные поля слияния в документе
5. Расположить текст в таблице с обеих сторон
6. Организовать печать всех табличек

Целей много, поэтому приступим. Прежде всего скачайте документ тут. Документ называется «Список участников конференции ». В этом документе я привела перечень персонажей романа Л.Н. Толстого «Война и мир». Предположим, что эти персонажи – участники конференции «За мир во всём мире».

Как правило, перечень участников конференции даётся в табличном виде в документе Word. И девочки-менеджеры начинают вручную делать страницы по количеству участников, на каждой страничке – табличку, а потом копипастят каждую фамилию. Хорошо, если участников 10, а если 150?!!! А ведь ещё фамилии бывают разной длины. Что прикажете делать с Константином Константиновичем? Ведь ни в одну строчку не влезет. Значит нам надо предусмотреть строчку на фамилию, строчку на имя, строчку на отчество, плюс строчку под звание или титул. Следовательно встала задача: поместить каждое слово в ФИО в отдельной ячейке таблицы. Вот тут нам поможет Exсel.

1. Разбиваем текст в Exсel по столбцам.

Шаг 1. Открываем файл «Список участников конференции» и выделяем всю таблицу

Способ 1. Курсор подводим к левому верхнему углу таблицы → щёлкаем ЛМ по появившемуся квадратику:

Способ 2. Подводим курсор к сверху левого столбца → нажимаем ЛМ (курсор превратился в жирную стрелку, глядящую вниз) → не отпуская ЛМ, проводим слева направо вдоль всех столбцов таблицы:

Шаг 2. Копируем таблицу

Способ 1. Не снимая выделения, щёлкаем ПМ → из контекстного меню выбираем команду Копировать:

Способ 2. Не снимая выделения, щелкаем ЛМ по команде Копировать (лента Главная → группа команд Буфер обмена → Команда копировать):

Кстати, вы обратили внимание, что как только мы выделили таблицу, то появились две новые ленты Конструктор и Макет, объединённые общим заголовком Работа с таблицами?

Шаг 3. Открываем программу Exсel. Здесь ваша полная воля:

1. Выбор приложение Exсel из главного меню
2. Запуск ярлыка с рабочего стола (если вы установили этот ярлык)
3. Запуск программы с начального стола:

Выберите нужное приложение из главного меню → щёлкние ПМ → выберите команду Закрепить на начальном экране. В результате на начальном экране у вас появится большая иконка выбранной программы.

Совет

Последовательно наберите на начальном экране те программы, с которыми вы работаете наиболее часто. Перетасуйте в нужном вам порядке (попросту перетащите иконки) – и вы получите дополнительную экономию времени. Это очень актуально, если вы работаете с большим количеством программ одновременно

Возвращаемся к нашему списку участников конференции.

Шаг 4. Выделяем ячейку А2 (подводим курсор к ячейке →курсор превращает в белый толстый крест → щёлкаем ЛМ):

Адрес ячейки определяется номером столбца (буква «А») и номером строки (цифра «2»). Красным прямоугольником я выделила адресную строку.А почему выделяем ячейку на второй строке ‒ поймём чуть позже.

Шаг 5. Вставляем из буфера обмена таблицу:

Ничего страшного, что таблица некрасивая. Сейчас перед нами стоит задача: разделить ФИО по ячейкам.

Шаг 6.  Вставляем два столбца:

1. Подводим курсор к названию столбца «С» → курсор превращается в чёрную жирную стрелку, которая смотрит вниз → щёлкаем ЛМ. В результате выделяется весь столбец
2. Лента Главная → группа команд Ячейки → команда Вставить →два раза щёлкнуть ЛМ по команде Вставить):

Результат:

Обратите внимание на два обстоятельства:

1. Новые столбцы добвавляются всегда слева от выделенного стоблца
2. На вставленных столбцах появляется кнопка с кисточкой форматирования. При нажатии на эту кнопку ЛМ, вам предлагается выбрать формат вставленных столбцов: как слева или как справа)

Совет

Не пренебрегайте такими подсказками – это поможет сэкономить вам много рабочего времени, а следовательно повысить производительность труда.

Шаг 7. Распределяем текст по столбцам

1. Выделяем столбец «В» (подводим курсор к названию столбца «В» → курсор превращается в чёрную жирную стрелку, которая смотрит вниз → щёлкаем ЛМ)
2. Вызываем диалоговое окно «Мастер распределения текста по столбцам» (лента Данные → группа команд Работа с данными → команда Текст по столбцам):

Шаг 8. Работаем с диалоговым окном «Мастер распределения теста по столбцам». Работа с ним не простая, а очень простая и заключена в выполнении 3-х шагов. Надо только внимательно читать информацию на этом окне.

Шаг Мастера 1 из 3:

Выбираем формат данных с разделителями, что уже было сделано за нас разработчиками Excel и нажимаем кнопку Далее.

Шаг Мастера 2 из 3:

Выбираем символом-разделителем «пробел» и выбираем режим «Считать последовательные разделители одним». Ведь может случиться так, что между словами окажутся два пробела, и тогда появиться дополнительная пустая ячейка, а нам этого совсем не надо. Я быстро сделала пример, где специально поставила два пробела между фамилией Багговут и именем Карл:

Результат неприятный. Но я отвлеклась.

Шаг Мастера 3 из 3:

Нам осталось только нажать на кнопку Готово и увидеть окно:

Вывод: если в этих столбцах есть данные, то они заменяться на текст, распределённый по столбцам. Я надеюсь, теперь понятно, для чего мы делали два дополнительных столбца? Для того, чтобы информация с титулами и званиями не была бы заменена именами и отчествами.

Понять и запомнить!

При распределении текста по столбцам имеющаяся информация в соседних столбцах будет заменена распределённым текстом.

Нажимаем ОК и любуемся результатом:

Шаг 9. Даём каждому столбцу своё имя, выдумывать ничего не будем, так и назовём Фамилия, Имя, Отчество, Титул, звание (щёлкаем по соответствующей ячейке и набираем слово с клавиатуры):

Вообще-то абсолютно неважно, как вы назовёте столбцы, главное, чтобы названия были различными.

Шаг 10. Сохраняем документ (Файл → команда Сохранить как → выбор места сохранения → имя таблицы → ЛМ по кнопке Сохранить):

2. Вставить таблицу в Word с нужными размерами для определения линий сгиба

Шаг 1. Открываем документ Word любым известным вам способом.

Шаг 2. Устанавливаем альбомную ориентацию страницы (лента Разметка страницы → группа команд Параметры страницы → команда Ориентация → команда Альбомная):

Шаг 3. Вызываем диалоговое окно Параметры страницы (лента Разметка старинцы → группа команд Параметры страницы → команда Поля → в выпадающем меню команда Настраиваемые поля):

Появляется диалоговое окно Параметры страницы:

Шаг 4. Задаем границы печатного поля по 1 см

Сейчас вы можете задать границы печатного поля тремя способами:

Способ 1. Подводим крсор по очереди к кажодму полю, щёлкаем ЛМ, протягиванм мышкой по числовому данному и вводим цифру «1» с клавиатуры

Способ 2. По очереди щёлкаем ЛМ по кнопкам выбора числа, которые находятся слева от каждого поля

Способ 3. А вот этот способ самый хороший. О нём подробнее:

1. Введите цифру «1» с клавиатуры, нажмите клавишу Tab. Курсор перескочил в соседнее поле
2. Введите цифру «1» с клавиатуры, нажмите клавишу Tab. Курсор перескочил в соседнее поле
3. Введите цифру «1» с клавиатуры, нажмите клавишу Tab. Курсор перескочил в соседнее поле
4. Введите цифру «1» с клавиатуры
5. Нажмите ОК:

Совет

Используя клавишу Tab, вы можете перемещаться по всем полям любого диалогового окна.

А теперь задайте масштаб просмотра «Одна страница». Если вы установили у себя мою Панель быстрого доступа (Урок 18 Панель быстрого доступа и Урок 19 Команды на Панели быстрого доступа), то вам достаточно нажать кнопочку «Одна страница»:

Если вы не установили мою Панель быстрого доступа, то вам придётся пройти длинный путь (лента Вид → группа команд Масштаб → кнопка Одна страница):

Совет

Учитесь работать с  Панелью быстрого доступа, она помогает увеличить производительность труда.

Шаг 5. Вставляем таблицу, которая состоит из одной строчки и 4 столбиков (лента Вставка → группа команд Таблицы → в выпадающем меню выбрать протягиванием ЛМ 1 строчку и 4 столбца):

Получили такую картину:

Теперь надо задать таблице выравнивание точно по центру страницы и спокойно выставить размеры столбцов.

Шаг 6. Выравниванием таблицу по центру страницы (щёлкаем ЛМ по квадратику слева вверху таблицы → лента Макет → группа команд Таблицы → команда Свойства → в открывшемся диалоговом окне Свойства таблицы щёлкаем по иконке «по центру» → ОК):

Шаг 7. Устанавливаем точные значения ширины столбцов таблицы:

1. Выделяем первый столбец (подводим курсор к верху первого столбца, пока курсор не превратится в чёрную жирную стрелку, глядящую вниз)
2. Устанавливаем ширину столбца 3 см (лента Макет → группа команд Размер ячейки → поле Ширина столбца). здесь уже придётся вставлять значения вручную – клавиша Tab не поможет. Почему кстати 3 см? Да потому что прибавляется размер границы печатного поля:
3. Выделяем второй и третий столбцы (подводим курсор к верху второго столбца, пока курсор не превратится в чёрную жирную стрелку, глядящую вниз, и протаскиваем до третьего столбца)
4. Устанавливаем ширину столбца 10 см (лента Макет → группа команд Размер ячейки → поле Ширина столбца):
5. Выделяем четвёртый столбец (подводим курсор к верху первого столбца, пока курсор не превратится в чёрную жирную стрелку, глядящую вниз)
6. Устанавливаем ширину столбца 3 см (лента Макет → группа команд Разиер ячейки → поле Ширина столбца):

Я надеюсь, вам стало понятно, почему мы выравнивали таблицу по центру страницы? Таблица меняла свои размеры исключительно относительно центра. Теперь мы твёрдо уверены, что центр таблицы и центр страницы совпадают.

Шаг 8. Устанавливаем высоту таблицы 18,4 см (выделяем таблицу → лента Макет → группа команд Размер ячейки → поле Высота строки таблицы):

Размер 18,4 см выбран для того, чтобы не оразовывалась новая странца.

3. Делаем слияние документа и таблицы

Итак, у нас есть заготовка таблички и есть список участников конференции. Осталось выполнить простую задачу: указать куда следует вставлять данные из таблицы Excel.

Шаг 1. Устанавливаем курсор во втором столбце. Просто щёлкаем ЛМ и переходим на ленту Рассылки. Обратите внимание, что на ленте активными являются только две команды: Начать слияние и Выбор получателей

Шаг 2. Выбираем список, который будет отображаться в нашей табличке. В нашем случае это файл «Список участников конференции» (лента Рассылки → группа команд Начало слияния → команда Выбрать получателей → команда Использовать существующий список):

Появляется рабочее окно «Выбор источника данных». Вы помните, где вы сохранили таблицу Excel с названием «список участников конференции»?

Я помню, где я сохранила свою таблицу:

Выбираем файл Excel «Список участников конференции» и нажимаем клавишу ОК. Появляется рабочее окно «Преобразование источника данных»:

Нажимаем ОК. Появляется рабочее окно «Выбор таблицы»:

Обратите внимание на нижнюю часть этого рабочего окна. Галочкой отмечен режим «Первая строка содержит заголовки столбцов». Вернитесь на шаг 9 первого раздела. Именно там мы давали названия столбцам. Нажимаем ОК.

А теперь обратите внимание на ленту Рассылки. Она сразу оживилась после наших манипуляций. Практически все команды  стали активными.

Шаг 3. Отмечаем названия столбцов выбранной нами таблицы или, говоря правильно: вставляем поля слияния (лента Рассылки → группа команд Составление документа и вставка полей → команда Вставить поле слияние):

1. Вставить поле слияния
2. В диалоговом окне отетить поле Фамилия
3. Кнопка Вставить

Чтобы два раза не бегать, пройдитесь по всем полям (щелкайте по очереди каждое поле в диалоговом окне «Вставка поля слияния» и нажимайте кнопку Вставка:

Шаг 4. Разделяем поля слияния. После полей слияния «Фамилия» и «Имя» вводим сочетание клавиш Shift+Enter, а после после поля «Отчество» ‒ клавишу Enter с клавиатуры:

Понять и запомнить!

Сочетание клавиш Shift+Enter образует новую строчку, но не новый абзац (см. Урок…)

Вы обратили внимание, что поля слияния подсвечиваются серым цветом, стоим вам только щёлкнуть по ним? В Уроке 30 я дала такое определение поля:

Понять и запомнить!

Поле – это зарезервированный участок в документе, который отображает изменения определённого типа в документе.

В данном случае эти поля слияния означают, что на этом участке документа будет вставляться определённая информация, взятая из таблицы Excel. Давайте посмотрим, какие?

Шаг 5. Посмотрим результаты слияния (лента Рассылки → группа команд Просмотр результатов → команда Просмотреть результаты):

Вы можете пощёлкать по кнопкам перехода и убедиться, что мы создали для каждого участника конференции свою табличку.

А теперь приведём табличку в порядок.

4. Форматирование текста в таблице

Шаг 1. Повернём текст в ячейке на 90° по часовой стрелке (выделим текст → лента Макет → группа команд Выравнивание → кнопка Направление текста → щёлкаем ЛМ):

Шаг 2. Выравниваем текст по центру по правому краю (лента Макет → группа команд Выравнивание → кнопка Выравнять по центру по правому краю):

Вы обратили внимание, что кнопки выравнивания текста относительно ячейки тоже повернулись?

Шаг 3. Задаём интервал для абзаца Фамилия-Имя-Отчество». Для начала выделяем этот абзац (смотри Урок 2 Выделяем текстовую информацию) – тройной щелчок ЛМ по этому абзацу. Убедились, что сочетание клавиш Shift+Enter образует новую строчку, но никак не абзац? Интервал до абзаца пусть будет 30 пт, а интервал после абзаца 42 пт. На Панели Быстрого доступа я переключениями кнопок диапазона устанавливаю нужные мне интервалы:

Если вам не лениво, то можете перейти на ленту Главная → группа команд Абзац → кнопка группы → и уже в диалоговом окне Абзац установить нужные нам значения. Но очень хочется вам доказать, что работать с Панелью быстрого доступа выгодно и удобно.

Шаг 4. Увеличиваем шрифт абзаца (ещё раз выделяем абзац тройным щелчком ЛМ → появляется плавающая панель. Выбираем размер шрифта 36 пт и назначаем ему полужирное начертание:

Видите ‒ и не надо уходить на ленту Главная в группу команд Шрифт. Именно из таких мелочей складывается мой стиль работы. Если я могу уменьшить количество нужных действий с трёх до двух – замечательно! А если вместо 5 действий получаю результат одним движением руки – можете представить, как увеличивается производительность труда при меньших трудозатратах!

Шаг 5. Теперь займемся титулом. Выделяем слово «Генерал» уже двумя щелчками ЛМ → появляется плавающая панель, в которой мы выбираем размер шрифта 24 пт:

5. Размещаем текст в зеркальном отражении в соседнюю ячейку

Шаг 1. Переходим в соседнюю ячейку (щелчок ЛМ в соседней ячейке).

Шаг 2. Меняем направление текста и выравниваем его по центру по левому краю:

Шаг 3. Копируем текст, переходим в соседнюю ячейку (просто щёлкаем ЛМ) и вставляем текст в соседнюю ячейку.

Обратите внимание, как надо выделять текст. Символ конца ячейки не входит в область выделения. Если вы выделите полностью ячейку, то при копировании вы скопируете именно ячейку со всеми атрибутами. И при вставке из буфера обмена вы вставите именно ячейку. Так что при выделении текста будьте внимательны – выделяйте только текст:

Ура! Получилось!

Шаг 4. Посмотрите все записи (лента Рассылки → группа команд Просмотр результатов → кнопка просмотров записей):

6. Печать и сохранение документа с полями слияния

Шаг 1. Можно посылать на печать (лента Рассылки → группа команд Завершить → кнопка Найти и объединить → из выпадающего меню команда Печать документов):

Сохраните этот файл, объединяющий документ и таблицу. Но при открытии этого файла будет выходить окно:

Понять и запомнить!

Операция Слияние объединяет два файла: документ Word и таблицу Excel. Удаление таблицы Excel приведёт к потере данных, которые использовались в документе Word.

Шаг 2. А что делать, если нам надо передать файл с замечательно сделанным слиянием в другой отдел, в типографию? Выхода два:

1. Передать оба файла: и документ и таблицу
2. Объединить документы (лента Рассылки → группа команд Завершить → кнопка Найти и объединить → из выпадающего меню команда Изменить отдельные документы):

Появится диалоговое окно «Составные новые документы»:

Оставляем отметочку «все» и нажимаем ОК. Любуемся результатом:

Я специально уменьшила масштаб и расположила по две страницы, чтобы вы увидели результат. Теперь вы можете сохранить этот документ, в котором число страниц равно числу участников конференции «За мир во всём мире!». По умолчанию документ называется «Письма..», но я советую всегда давать своё уникальное, а главное  понятное имя файлу. И вот этот файл уже абсолютно независим от таблицы Excel. Теперь можно передавать этот файл куда угодно!

Теперь вы сможете:

1. Разбить текст в Exсel по столбцам
2. Вставить таблицу в Word с нужными размерами для определения линий сгиба
3. Организовать слияние таблицы и документа
4. Отформатировать вставленные поля слияния в документе
5. Расположить текст в таблице с обеих сторон
6. Организовать печать всех табличек

Заключение. Статья получилась очень большой. И на первый взгляд сложной. Но вспомните: по ходу действия мы узнали много интересного:

1. Способы выделения талицы в Word
2. Организация начального экрана
3. Определение адреса в таблице Excel
4. работа с клавишей Tab в диалоговых окнах
5. Создание новой строчки в абзаце сочетанием клавиш Shift+Enter
6. Работа с плавающей панелью
7. И много другого.

Изготовление таких табличек занимает у меня от 5 до 10 минут не зависимо от количества участников, вот принтер будет печатать 20 минут.

Вообще-то возможность рассылки придумана для того, чтобы рассылать одинаковые письма по различным адресам. Но это, я думаю, вы уже поняли. Но я использую Слияние и при изготовлении табличек, и при создании поздравительных писем, и при выгрузке экзаменационных билетов из таблицы Excel в документ Word.