Excel 4. Содержимое ячеек

По окончании этого урока вы сможете:

  1. Делать первые рабочие операции по форматированию таблицы
  2. Находить нужную ячейку
  3. Вводить данные в ячейки и редактировать содержимое ячеек
  4. Проверить орфографию содержимого ячеек
  5. Делать поиск и замену текста.

Скачайте таблицу Excel тут. Это простенькая табличка, но для начала сойдёт.

1. Первые операции по форматированию таблицы

С чего начинать работу в Excel? Посмотрите на таблицу: слова не помещаются в самих ячейках. Можно, конечно, поработать курсором изменения ширины столбца:

Содержимое ячеек

Но в большой таблице вы замучаетесь это делать.

Поэтому первое, что надо делать…

Шаг 1. Выделяем всю таблицу (подводим курсор к пересечению имён строчек и столбцов и щёлкаем по зелёному треугольнику):

Содержимое ячеек

Шаг 2. Вызываем диалоговое окно «Формат ячеек» (лента Главная → группа команд Ячейки → команда Формат → команда Формат ячеек из выпадающего меню):

Содержимое ячеек

Шаг 3. Задаём режим «Переносить текст»:

Содержимое ячеек

ОК.

Шаг 4. Не снимая выделения таблицы, вызываем ПМ контекстное меню (Внимание! Курсор находится на строчке названия столбцов) и выбираем команду «Ширина столбцов»:

Содержимое ячеек

Шаг 5. Устанавливаем ширину столбца заведомо большую ширины содержимого ячейки:

Содержимое ячеек

ОК.

Шаг 6. Устанавливаем автоподбор высоты и ширины ячеек :

Содержимое ячеек
  1. лента Главная → группа команд Ячейки → команда Формат → команда Автоподбор высоты строки и …
  2. лента Главная → группа команд Ячейки → команда Формат → команда Автоподбор ширины столбца

А вот результат:

Содержимое ячеек

Для чего в самом начала мы задали режим «Переносить текст»? Давайте уменьшим ширину первого столбца, так, чтобы тексту стало «тесно» в ячейке:

Содержимое ячеек

Мы то с вами знаем, что текст был, но пропал. И такие таблицы с пропавшим текстом часто попадают на стол начальнику. Поэтому возьмите за правило: периодически делайте операцию «Автоподбор высоты»:

Содержимое ячеек
  1. Выделите таблицу
  2. Лента Главная → группа команд Ячейки → команда Формат → команда Автоподбор высоты строки

Есть более простой способ задать режим «Переносить текст». отмените ваши действия до первоначального состояния таблицы.

Шаг 7. Задаём режим «Переносить текст» (лента Главная → группа команд Выравнивание→ команда «Переносить текст»):

Содержимое ячеек

Как видите, автоподбор высоты произошёл автоматически. Но автоподбор по ширине придётся задавать, как на Шаге 6.

При дальнейшей работе с таблицей Excel может возникнуть необходимость добавления текста в определённую ячейку (и не в одну).

2. Поиск нужной ячейки

Когда вы выделяете ячейку мышью или клавишами управления курсором, выделенная ячейка становится текущей. Текущую ячейку можно отличить по рамке вокруг неё. Адрес текущей ячейки всегда отображается в Поле имени:

Имя ячейки Excel

Но можно сделать обратную операцию: ввести в поле «Имя Ячейки» идентификатор ячейки и курсор выделит ячейку с этим именем (вводим в поле «Имя ячейки» букву в английском регистре и цифру, например B7 и нажимаем Enter):

Имя ячейки Excel

Очень удобно при поиске нужной ячейки пользоваться клавишами с клавиатуры:

КлавишаПеремещение курсора
На одну ячейку влево
На одну ячейку вправо
На одну ячейку вниз
На одну ячейку вверх
НоmеВ начало текущей строки
EndВ конец текущей строки
TabНа одну ячейку вправо
Shift + TabНа одну ячейку влево
EnterНа одну ячейку вниз
Shift + EnterНа одну ячейку вверх
Ctrl +HomeВ начало рабочего листа
Ctrl +EndНа пересечение последних строки и столбца, которые содержат данные
PageUgНа одну экранную страницу вверх в том случае, если у вас несколько листов
PageDownНа одну экранную страницу вниз

3. Ввод и редактирование содержимого ячеек

Все, что вы набираете на клавиатуре, появляется и в текущей ячейке, и в строке формул:

Содержимое ячеек

Можно набирать текст в строке формул. Этот текст появиться в текущей ячейке. Ввод данных в ячейку можно завершить, нажав на клавиатуре клавишу .

Содержимое ячейки можно редактировать двумя способами.

  1. Выделяем ячейку и, щёлкнув на строке формул, редактируем содержимое в строке формул.
  2. Дважды щелкаем на ячейку, а затем помещаем текстовой курсор на место, куда хотите внести изменения.

Вводим понятия «Текстовый режим» и «Табличный режим».

Понять и запомнить!
  1. Одиночный щелчок по ячейке – Табличный режим. При вводе данных полностью заменяется содержимое ячейки
  2. Двойной щелчок по ячейке – Текстовый режим. Редактируем имеющееся содержимое ячейки

При вставке большого куска текста из буфера обмена в ячейку текст будет показан на соседних колонках или обрезан границей следующей колонки, если она не пуста:

Содержимое ячеек

Это подводный камень. При вставке текста из буфера обмена в ячейку эта ячейка утрачивает режим «переносить по словам». Можно, конечно опять вызвать диалоговое окно «Формат ячеек» и назначить этот режим для этой конкретной ячейки. Но лучше воспользоваться возможностями специальной вставки Буфера обмена:

Содержимое ячеек

Если во время ввода данных вы передумали продолжать ввод, то его можно отменить, нажав на клавишу . Если во время набора текста вы допустили ошибку, то исправьте ее с помощью клавиши Backspace или Delete.

4. Проверка орфографии

Сделайте несколько ошибок в текстовых ячейках.

Шаг 1. Вызываем диалоговое окно «Орфография (лента Рецензирование → группа команд Правописание → команда Орфография):

Проверка орфографии Excel

В диалоговом окне Орфография используются следующие кнопки:

  1. Пропустить – игнорировать ошибку в данном месте.
  2. Пропустить все – не воспринимать данное слово как ошибку.
  3. Добавить в словарь – добавить слово в словарь программы, чтобы в дальнейшем оно не воспринималось как ошибочное.
  4. Заменить — заменить ошибочное слово на то, которое выбрано в поле Варианты.
  5. Заменить все  – заменить ошибочное слово во всех местах по тексту на элемент списка, выбранный из поля Варианты.
  6. Автозамена – добавление ошибочного слова вместе с правильным словом из поля Варианты в функцию Автозамены для того, чтобы в дальнейшем такая ошибка автоматически исправлялась на правильный вариант.

5. Поиск и замена данных

Шаг 1. Вызываем диалоговое окно «Найти и заменить» (лента Главная → группа команд Редактирование → команда Найти и выделить → команда Заменить):

Найти и заменить Excel

Если нужно уточнить условия для поиска, нажмите кнопку «Параметры». Диалоговое окно «Найти и заменить» полностью раскроется, и в нем появятся дополнительные возможности для изменения характеристик символов, параметров форматирования и настроек рабочей книги.

Укажите подходящие режимы.

Шаг 2. Заменяем «5» на «6» (в поле «Найти» введите текст, который нужно найти, → в поле «Заменить» на задается текст, на который нужно заменить

Найти и заменить Excel

Для замены ячеек с полностью совпадающих текстом в поле «Найти» отметьте режим «Ячейка целиком»

Нажимаем «Заменить все»:

Найти и заменить Excel

ОК. Результат:

Найти и заменить Excel

Для замены всех данных или только их части в нескольких ячейках выполните следующие действия:

  1. Выделите ячейки, в которых необходимо заменить все данные или только их часть, либо щёлкните на ячейке А1, если требуется произвести изменения во всем рабочем листе.
  2. В поле «Найти» введите текст, который нужно заменить.
  3. В поле «Заменить на» ведите текст, на который должна быть заменяемый текст.

Теперь вы сможете:

  1. Делать первые рабочие операции по форматированию таблицы
  2. Находить нужную ячейку
  3. Вводить данные в ячейки и редактировать содержимое ячеек
  4. Проверить орфографию содержимого ячеек
  5. Делать поиск и замену текста.

Оставьте первый комментарий

Комментировать