Excel 55. Дубликаты

Дубликаты – это ячейки с одинаковым содержимым. Если в таблице есть строки с одинаковым содержимым, то, как правило, это недопустимо и такие записи надо удалить.

Но, предположим такую ситуацию. Мы добавляем в таблицу новые данные из другой таблицы, и в этой другой таблице есть обновленные данные, то есть по контрагенту в прежней таблице есть новые данные. Если мы вставим данные из другой таблицы через буфер обмена, то потом нам надо будет проверить объединенную таблицу, найти дубликаты и исправить. Хорошо, если таблица маленькая. Тогда можно быстро отследить изменения и исправить. А если таблицы большие?

По окончании этого урока вы сможете:

  1. Удалять дубликаты
  2. Выделять диапазон сочетанием клавиш
  3. Вставлять скопированные строчки, минуя команду «Вставить из буфера обмена»

1. Удаление одинаковых записей

Я в своей таблице подкрасила повторяющиеся значения в красный цвет для наглядности.

Шаг 1. Выделите ячейку А6 в таблице → лента Данные → группа команд Работа с данными → команда Удалить дубликаты:

Дубликаты

Шаг 2. Появляется диалоговое окно «Удалить дубликаты»:

Дубликаты

Окно очень простое. Если выделены все столбцы, то мы находим и удаляем дублирующие записи (в нашем случае – все записи, отмеченные красным цветом). А таблица очень большая – в ней свыше 800 записей. Если мы выделим столбец 6, то удаление дубликатов будет ориентироваться только на дату. В результате мы удалим все записи с одинаковой датой, и не важно, что другие данные будут отличаться.

Сейчас нам важно удалить дублирующие записи. Поэтому ОК.

Шаг 3. Появляется надпись «8 найдены и удалены повторяющиеся значения; 845 уникальных значений. Обратите внимание, что число может включать пустые ячейки, пробелы и т. д.» оказывается, дублирующих записей было 8!

Дубликаты

Результат:

Дубликаты

Вместе нескольких дубликатов остается единственная запись.

Заметьте, что удалятся не только дублирующие записи с определенным набором данных – удаляться вообще ВСЕ дублирующие записи.

2. Выделение диапазона сочетанием клавиш

Для работы скачайте файлы тут и тут.

Откройте файлы. Задание: перенести данные из таблицы «Добавка» в таблицу «Итог» и найти дубликаты.

Шаг 1. Выделяем данные в таблице «Добавка»

Выделение диапазона excel

Вы, конечно, можете выделить данные в таблице обычным перетаскиванием, но искренне советую освоить работы с клавиатурой. В этом случае выделяем первую ячейку, а потом в два приема выделяем необходимый диапазон. Это просто незаменимо при работе с большими таблицами.

Нов этом случае мы выделяем и последнюю строчку, которая является итоговой.

Шаг 2. Не снимая выделения, нажимаем Shift+стрелка верх:

Выделение диапазона excel

Я, пожалуй, сделаю табличку:

Shift+Ctrl+стрелка внизВыделение столбца от активной ячейки до первой пустой ячейки
Shift+Ctrl+стрелка вправоВыделение строчки от активной ячейки до первой пустой ячейки (если выделен столбец с данными, то команда выделяет диапазон)
Shift+стрелка …Выделение на одну ячейку, направление в зависимости от выбранной стрелки

3. Вставка скопированных строчек в таблице

Шаг 1. Копируем в буфер обмена (лента Главная → группа команд Буфер обмена → команда Копировать либо сочетание клавиш Ctrl+C):

Выделение диапазона excel

Шаг 4. Переходим в таблицу «Итог» и находим последнюю запись

Шаг 5. Вставляем содержимое буфера обмена:

Выделение диапазона excel
  1. Выделяем последнюю запись
  2. ПМ → контекстное меню
  3. Команда «Вставить скопированные ячейки» → появляется диалоговое окно «Вставка файла»[1]
  4. Команда «ячейки, со сдвигом вниз» (мы же хотим добавить записи снизу)
Обратите внимание!1. Если бы мы воспользовались командой «Вставить из буфера обмена», то содержимое буфера обмена стерло бы итоговую запись
2. Командой «Вставить скопированные ячейки» мы «раздвигаем» таблицу и вставляем ячейки перед выделенной записью. Можете убедиться сами, что итоговая запись по-прежнему в самом конце диапазона данных
3. Если вы скопируете строчки целиком, то команда «Вставить скопированные ячейки» примет вид «Вставить скопированные строчки»

Теперь вы сможете:

  1. Удалять дубликаты
  2. Выделять диапазон сочетанием клавиш
  3. Вставлять скопированные строчки, минуя команду «Вставить из буфера обмена»

[1] Увы, опять недогляд переводчиков

Оставьте первый комментарий

Комментировать