Урок 98. Сборный документ

В любой организации в конце года, как правило, создается годовой отчет. Собирается годовой отчет из разных документов. Если нужны части документов, то просто – «копипаст». А если несколько документов надо объединить в один сборный документ? Можно и через буфер обмена, но возникнет проблема со стилями текста, с названиями объектов, с ссылками. Замучаетесь потом пыль глотать, простите – форматировать.

По окончании этого урока вы сможете:

  1. Сделать сборный документ из нескольких независимых документов
  2. Вставить в сборный документ за одну операцию текст нескольких файлов
  3. Решить проблему с перекрестными ссылками в сборном документе

1. Сборный документ из нескольких независимых документов

Я подготовила три документа:

сборный документ
  1. Название документа
  2. Заголовок первого уровня
  3. Перекрестная ссылка на таблицу
  4. Название таблицы

Предполагается еще наличие оглавления

Скачайте их тут, тут и тут. Но можете поработать со своими документами.

Шаг 1. Создайте новый документ и перейдите в режим структуры (лента Вид → группа команд Режимы → команда Структура):

сборный документ

Сразу активизируется лента Структура, причем она будет вторая слева.

Шаг 2. Лента Структура → группа команд Главный документ → команда Показать документ:

сборный документ

Группа команд «Главный документ» развернется

Шаг 3. Лента Структура → группа команд Главный документ → команда Показать документ → команда Вставить:

главный документ

Появляется диалоговое окно «Вставка вложенного документа», в котором вы выбираете тот документ, который будет вставляться в сборный документ.

Повторим эти шаги столько раз, сколько нам нужно.

Шаг 4. Закрываем режим структуры (крайне правая команда на ленте Структура). Получаем такую картину:

главный   документ

Я специально уменьшила масштаб так, чтобы было видно, как получился сборный документ.

Если вы обновите поля кнопкой F9 (см. статью «Урок 31. Перекрестная ссылка в документе», то ничего не измениться. Все названия, ссылки, оглавления сохранять свою нумерацию и свою автономность. Но… вставив таким образом документы, мы создали связь с исходными документами. И, если вы сохраните, закроете, а потом откроете документ, то вы получите такую картину:

гиперссылка

Как видите, мы сделали гиперссылки на абсолютный адрес местонахождения наших файлов. Если мы передадим наш сборный документ на другой компьютер, то толку будет ноль: сборный документ не раскроется. Поэтому до сохранения сборного документа надо разорвать связь.

Шаг 5. Поочередно щелкаем в любом месте каждого вставленного документа (ориентиром вам будут служить непечатаемые символы «Разрыв раздела» и лента Структура группа команд Главный документ) → команды (1) и (2):

разорвать связь
  1. Разорвать связь
  2. Заблокировать документ (щелчок по этой команде снимает блокировку документа)

Шаг 6. Вот теперь точно закрываем режим структуры

На первой странице вы можете создать титульный лист и отправить на читку начальству.

2. Вставка в сборный документ нескольких файлов

Мне нравиться эта операция. Но она хороша только для документов, отформатированных в одном стиле. Например, нам надо собрать в одном файле учебные программы в количестве 35 штук, причем программы сделаны на едином шаблоне.

Шаг 1. Создаем новый документ

Шаг 2. Лента Вставка → группа команд Текст → команда Текст из файла из выпадающего меню → диалоговое окно Вставка файла:

вставка нескольких файлов

То есть выделяете нужное количество файлов при помощи клавиш Ctrl или Shift и вставляете их в сборный документ.

Шаг 3. Обновляете поля и, увы, видите такую картину на третьем документе:

перекрестная ссылка

То есть перекрестные ссылки правильно отработали в первых двух документах, а вот третье дело застопорилось. Причем вы можете проверить, что перекрестная ссылка на таблицу 5 отправляет нас на таблицу 5. Конечно, это огромная недоработка. И тут есть три выхода.

3. Проблема с перекрестными ссылками в сборном документе

Выход первый просто на поверхности – изменить вручную все ссылки в документе.

Выход второй. В исходных документах изначально делать перекрестные ссылки на закладки (изучите внимательно статью «Урок 79. Смотри таблицу»).

Выход третий. Еще более внимательно изучите статью «Урок 80. Ссылка без закладки».

Два последних варианта срабатывает, только если документы сделаны в едином ключе. Свои документы я собираю и окончательно довожу до ума за полчаса вне зависимости от количества. То же самое касается документов, которые сделали другие пользователи, но на моих шаблонах. Не устаю повторять: время, затраченное на создание хорошего шаблона, обучение пользователей работе с таким замечательным инструментом, как шаблон, окупается в дальнейшем кратным увеличением производительности труда.

Теперь вы сможете:

  1. Сделать сборный документ из нескольких независимых документов
  2. Вставить в сборный документ за одну операцию текст нескольких файлов
  3. Решить проблему с перекрестными ссылками в сборном документе

Поддержка автора

Оставьте первый комментарий

Комментировать