Когда работаешь много, то неизбежны ошибки. В конце концов не ошибается тот, кто ничего не делает. Исправить ошибки поможет проверка орфографии в Excel.
Скачайте файл тут. Я преднамеренно сделала несколько глупых ошибок, чтобы показать, как работает проверка орфографии в Excel. Откройте файл.
По окончании урока вы сможете:
- Настроить параметры операции «Проверка орфографии в Excel»
- Рассказать о командах диалогового окна «Орфография»
- Проверить орфографию на листе
- Скорректировать словарь
1. Настройка параметров операции «Проверка орфографии в Excel»
Шаг 1. Находим команду «Параметры» (Файл → Параметры):
Шаг 2. Отмечаем в диалоговом окне нужные режимы:
Я всегда отмечаю «Русский: требовать точного использования ё». Но в официальных документах «ё» не обязательно и это очень обедняет письменную речь.
| Это интересно! | 24 декабря 1942 года приказом народного комиссара просвещения РСФСР В.П. Потёмкина было введено обязательное употребление буквы «ё» везде: в школьных учебниках, переписках, газетах. И на картах, разумеется. Между прочим, этот приказ никто никогда не отменял А фамилия французского актёра будет Депардьё, а не Депардье. И правильно произносить фамилию русского поэта на самом деле нужно Фёт, а не Фет. |
2. Диалоговое окно «Орфография»
Шаг 1. Запускаем диалоговое окно «Орфография» (лента Рецензирование → группа команд Правописание → команда Орфография):
После выполнения команды может появится окно:
Окно появляется в том случае, если ваш курсор находится в любом месте листа. Отсюда следует очень интересный вывод:
| Понять и запомнить! | Можно назначить операцию «Проверка орфографии в Excel» только для выделенного диапазона |
Для выделенного диапазона A4:C9 проверка начинается с ячейки A4. Ячейка A3 с ошибочным словом «Касета для СD» выпадает из операции «Проверка орфографии в Excel»
Шаг 2. Изучаем диалоговое окно «Орфография»
- Пропустить (Ignore Once) – игнорировать ошибку в данном месте.
- Пропустить все (Ignore Аll) – не воспринимать данное слово как ошибку по всему листу.
- Добавить в словарь (Add to Dictionary) – добавить слово в словарь программы, чтобы в дальнейшем оно не воспринималось как ошибочное.
- Заменить (Change) – заменить ошибочное слово на то, которое выбрано в поле Варианты.
- Заменить все (Change Аll) – заменить ошибочное слово во всех местах по тексту на элемент списка, выбранный из поля Варианты.
- Автозамена (Autocorrect) – добавление ошибочного слова вместе с правильным словом из поля Варианты в функцию Автозамены для того, чтобы в дальнейшем такая ошибка автоматически исправлялась на правильный вариант.
- Это не команда, а поле Варианты, в котором вам предлагаются варианты замены ошибочного слова
3. Проверка орфографии в Excel
Шаг 1. Щелкаем по кнопке Заменить (Change) → слово «Наиминование» будет заменено на правильное и найдено следующее неизвестное слово «Касета».
Шаг 2. Щелкаем по кнопке Заменить (Change) → слово «Касета» будет заменено на правильное и найдено следующее неизвестное слово и так далее
Исправляем таким образом ошибки, пока не доберемся до слова «Безбарьерная». Чаще всего я работаю с техническими текстами, а технические термины в словарь не занесены. В результате весь документ подчеркнут красной волнистой чертой. Почему я вспомнила про Word?
4. Внесение слова в словарь
Как видите, проверка орфографии в Excel предлагает нам вариант «Безбарьерная
Шаг 1. Добавляем слово в словарь
А теперь посмотрим на наш словарь.
Шаг 2. Открываем диалоговое окно «Настраиваемые словари» (Файл → Параметры Word → Правописание → Настраиваемые словари):
Шаг 3. Отмечаем словарь «RoamingCustom.dic (по умолчанию)»:
Как видите, в моем словаре довольно приличное количество специальных терминов, которые офисные программы без моего вмешательства в словари отмечали, как ошибки. Но эти слова я добавлялf, работая в других офисных программах.
| Понять и запомнить! | Словарь проверки нашей грамотности единый для всех офисных программ! Что не может не радовать! |
В диалоговом окне «RoamingCustom.dic (по умолчанию)» вы можете добавлять слова, удалять одно слово или все слова разом. Не пренебрегайте работай со словарём, тем более, что это не обременительно.
Когда вы закончите проверять орфографию, то будет выведено сообщение о том, что проверка орфографии в Excel закончена:
Назначить проверку орфографии можно простым нажатием функциональной клавиши F7.
Теперь вы сможете:
- Настроить параметры операции «Проверка орфографии в Excel»
- Рассказать о командах диалогового окна «Орфография»
- Проверить орфографию на листе
- Скорректировать словарь
Комментировать
Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.