Урок 47. Поиск в документе

Продолжаем работать с документом с урока 46. Если вы потеряли документ, то вот вам ссылка ‒ скачивайте! Документ получился неплохой с небольшим количеством стилей, с удачно вставленным оглавлением:

Поиск в документе

Практически в любом документе есть большое количество списков. В сущности список – это простейшее средство структурирования текста. Следовательно нам понадобиться стиль текста для маркированного списка. Разработчики Word побеспокоились заранее и создали несколько встроенных стилей для маркированных и нумерованных списков. Не не советую ими пользоваться. Нам важно понять: почему?

На уроке 9 «Создание собственного стиля» мы как раз занимались созданием стиля «Список_тире». Так что проблем с созданием нового стиля у нас быть не должно.

Но предполагается, что мы работаем с большим документом. Для меня документ в 200 страниц считается небольшим документом. Конечно, можно тщательно пройти по всему документу, отыскивая нужные места. Если у вас документ в 20 страниц, то вы так и сделайте. А если 600 страниц?

Я обозначила несколько проблем. Будем решать?

По окончании урока вы сможете:

  1. Рассказать о нежелательности использования встроенных стилей маркированных и нумерованных списков
  2. Создать пользовательский стиль текста «Список_тире»
  3. Найти по всему документу места расположения списков и применить к ним стиль «Список_тире».

1. Нежелательность использования встроенных стилей маркированных и нумерованных списков

На уроке 13 «Встроенные стили. Первое знакомство» я рассказала, что такое встроенные стили. Я даже сделала скриншот с перечнем все встроенных стилей:

Поиск в документе

Как можете видеть стилей текста со списком там достаточно.

Я воспользовалась любезностью разработчиков Word и применила встроенные стили к нумерованному и вложенному маркированному списку:

Поиск в документе

Всё получилось хорошо и нумерация не поплыла. Но нужные мне стили в рабочем окне «Стили» размещаются в разных местах согласно алфавиту. Это страшно неудобно! Переименовать эти стили так, чтобы они располагались рядом, невозможно (см. урок 13 «Встроенные стили. Первое знакомство»).

Название Встроенного стиля нельзя заменить. Ваши изменения в названии Встроенного стиля только добавятся к названию Встроенного стиля.

Следовательно, надо делать пользовательские стили.

Понять и запомнить! Называть пользовательские стили следует так, чтобы они сортировались в соответствии с алфавитом

Пример из моей практики:

Поиск в документе

Как видите в моих документах все стили списков начинаются со слова «Список». Поэтому они стоят рядышком в рабочем окне «Стили».

Тем более, что в моем случае это многоуровневые списки (урок 23 «Многоуровневый список»).

Я всегда называю пользовательские списки с учетом расположения имен списков в рабочем окне «Стили». Это позволяет сэкономить кучу времени при форматировании документа. Очень легко ориентироваться по перечню стилей, если они расставлены в определенном порядке. Посмотрите ещё один пример:

Поиск в документе

В документе есть абзацы с нумерацией приложения и абзацы с названием этого приложения. Эти абзацы по тексту документа всегда рядом. Поэтому я дала названия стилям соответственно «Приложение» и «Приложение_Название», а не «Название приложения»!

Понять и запомнить! Теперь в рабочем окне «Стили» имена этих стилей рядышком и этим очень удобно пользоваться

2. Создание пользовательского стиля «Список_тире»

Повторяем урок 9 раздел 4, но уже с документом, который вы скачали.

Шаг 1. Находим в документе место списка (страница 8):

Поиск в документе

Как видите маркированный список назначен вручную, но стиль самих абзацев «Обычный».

Шаг 2. Задаем выравнивание абзацев по ширине (лента Главная → группа команд Абзац → команда Выравнивание по ширине):

Поиск в документе

Шаг 3. Открываем окно «Создание стиля» (лента Главная → группа команд Стили → кнопка выпадающего меню → команда Создать стиль…):

Поиск в документе

Шаг 4. Вводим в поле «Имя:» название «Список_тире»:

Поиск в документе

В рабочем окне «Стили» появится новый стиль «Список_тире:

Поиск в документе

А дальше задача: найти все списки по документу. Что характеризует список, как субъект текста? Наличие знака препинания «Двоеточие»! Можно ли найти этот знак? Да, Word’е есть такая команда (лента Главная → группа команд Редактирование → команда Найти):

Поиск в документе

На этом уроке мы только знакомимся с этой командой. Команда «Найти» дают нам возможность увеличить производительность труда в разы! Приступим?

3. Поиск по всему документу места расположения списков

Для начала выясним вопрос: встречается ли знак препинания «двоеточие», которое не имеет отношение к списку? Очень и очень часто. Например:

Поиск в документе

Следовательно, стоит задача: создание уникальной записи для поиска списков. Посмотрите на список, который мы только что делали:

Поиск в документе

Предложение, открывающее список → двоеточие → непечатаемый символ конца абзаца → пункт списка. То есть искать надо знак препинания «двоеточие»+ символ конца абзаца. На уроке 1 «Непечатаемые символы» я сказала: «Непечатаемые служебные символы помогают правильно работать с документом».

Шаг 1. Открыть диалоговое окно «Найти и заменить» (лента Главная → группа команд Редактирование → команда Найти → команда Расширенный поиск):

Поиск в документе

Шаг 2. Вводим знак препинания «двоеточие» с клавиатуры и увеличиваем диалоговое окно (нажать клавишу «Больше» в левом нижнем углу диалогового окна):

Поиск в документе

Шаг 3. Вводим непечатаемый символ конца абзаца (команда Специальный → команда Знак абзаца):

Поиск в документе

Команда « Специальный» открывает список специальных (непечатаемых) символов. Диалоговому окну «Найти и заменить» и в частности этому списку будет посвящен не один урок.

Шаг 4. Теперь только остается нажимать клавишу «Найти далее»:

Поиск в документе

Я свернула диалоговое окно «Найти и заменить» исключительно для того, чтобы размер скриншота был поменьше.

У этого диалогового окна есть одна исключительная особенность: диалоговое окно нет нужды закрывать. Вы можете спокойно «уйти» с этого окна на текст документа и вернуться обратно в диалоговое окно «Найти и заменить». Честно, я не знаю другого диалогового окна с таким свойством. Поэтому, не закрывая окна…

Шаг 5. Выделяем список и присваиваем ему стиль «Список_тире»:

Поиск в документе

Шаг 6. Повторяем Шаг 4 и Шаг 5. У меня эта процедура для документа в 600 страниц занимает минут 30.

И под занавес. Сейчас я уже не делаю так. Не ищу двоеточия. Я перехожу в окне поиска в режим «Постановочные знаки», в поле «Найти» записываю определенное выражение. Это позволяет мне выделить все части текста с подозрением на список по всему документу и одномоментно присвоить им стиль «Список».

Теперь вы можете:

  1. Рассказать о нежелательности использования встроенных стилей маркированных и нумерованных списков
  2. Создать пользовательский стиль текста «Список_тире»
  3. Найти по всему документу места расположения списков и применить к ним стиль «Список_тире».

Be the first to comment

Leave a Reply