Урок 46. Стили текста документа

Умение изменять стили текста документа – это показатель профессионализма.

Продолжаем работать с документом предыдущего урока. Если вы по какой-то причине потеряли свой документ, то вот вам ссылка на документ, который является итогом урока 45.

Стили текста документа

В документе присутствует грамотно сделанное оглавление. Оглавление собрано на базе стилей «Введение», «Заголовок 1, «Заголовок 2», «Приложение». А в Области навигации собраны абзацы со стилями «Введение», «Заголовок 1, «Заголовок 2», «Заголовок 3» и уж совсем левый абзац.

Понять и запомнить! В Область навигации попадают только те абзацы, которым присвоен уровень от «1» до «9», причем неважно, какой стиль присвоен этим абзацам

Теперь самое время заняться основным содержанием документа.

По окончании урока вы сможете:

  1. Повторить алгоритм работы по применению стилей текста
  2. Назначить и снять автообновление стиля текста
  3. Задать последовательность появления стилей текста

1. Стили текста документа. Алгоритм работы по применению стилей текста

В многих организация есть документ, регламентирующий требования к оформлению документов. Я не буду комментировать качество этих требований. Для учебного документа этого урока я сама сформулирую требования по оформлению абзацев основного текста:

  1. Размер шрифта – 14 пунктов
  2. Отступ первой строки – 1 см
  3. Выравнивание по ширине

Шаг 1. Выделим самый первый совершенно обычный абзац, который следует сразу после заголовка третьего уровня. По счастливому совпадению это тот самый абзац на который я назначила уровень на уроке 44:

Стили текста документа

Маленький серый треугольник, лежащий на боку сигнализирует – этому абзацу присвоен уровень!!! Когда будете работать со своими документами, обращайте внимание на эти серые треугольнички – избавите себя от многих проблем.

Шаг 2. Форматируем этот абзац в соответствии с моими требованиями (Урок 9):

Стили текста документа

А для отступа вызываем диалоговое окно «Абзац»:

Стили текста документа

В диалоговом окне «Абзац» мы заменяем «уровень 1» на «основной текст» и устанавливаем отступ красной строки 1 см. Чем мне не нравиться отступ по умолчанию в 1,25 см? Да потому, что это половина дюйма, а я живу в России, и ещё в школе меня учили, что отступ красной строки должен быть 1 см. Я предлагаю вам сделать два одинаковых абзаца и установить отступы одному – 1 см, а другому – половину дюйма, и сравнить: какой из отступов смориться наиболее гармонично (Урок 10).

Шаг 3. Создаем новый стиль на базе только что отформатированного абзаца. На уроке 44 я показала вам 4 способа создания нового стиля. Я выбрала кнопку выпадающего меню в группе команд «Стили» ленты «Главная»:

Стили текста документа

Новый стиль назвала «Основной». Почему я не использую для переделки стиль «Обычный» и вам не советую? Потому что в документах встречаются одиночные абзацы, ради которых нет смысла создавать новый стиль. Вот пусть стиль «Обычный» послужит для ручного форматирования единичных абзацев, например, для названия документа.

Шаг 4. Теперь выделяем те, абзацы, которые являются основным текстом документа и присваиваем им стиль «Основной» из перечня стилей в рабочем окне» Стили»:

Стили текста документа

И так проходим весь документ за исключением списков. Для списков, разумеется, создадим чуть попозже свой стиль.

2. Автообновление абзацев

Чтобы понять, что такое «Автообновление» перейдите на оглавление. Оно получилось у нас очень симпатичное, но нет предела совершенству.

Шаг 1. Выделим в оглавлении заголовок 1, который имеет стиль «Оглавление 1»:

Стили текста документа

Рабочее окно «Стили» подтвердило нам, что это абзац, который имеет стиль «Оглавление 1».

У этого стиля масса достоинств в числе которых и интервал после абзаца 5 пт.

Шаг 2. Задаем интервал до абзаца 12 пт, а после абзаца 6 пт, используя панель быстрого доступа:

Стили текста документа

Вы обратили внимание, что для всех абзацев со стилем «Оглавление 1» одномоментно поменялись интервалы?

Шаг 3. Открываем окно «Изменить стиль» (кнопка выпадающего меню на слове «Оглавление 1» → команда Изменить…):

Стили текста документа

Обратите внимание на команду «Выделить все вхождения: 6…». Этой командой можно выделить все абзацы одного стиля по всему документу. В данном случае цифра «6» говорит нам о том, в тексте документа есть 6 абзацев, которым присвоен стиль «Оглавление 1». Возможность выделить одномоментно все абзацы одного стиля пригодится в работе.

Появилось диалоговое окно «Изменение стиля»:

Стили текста документа

Восклицательным знаком я отметила место, где назначается и отменяется режим «Автобновление». Для оглавления этот режим подходит, а вот для других стилей не очень.

Понять и запомнить! Автообновление означает: все изменения, которые мы будет вносить в абзац определенного стиля, мгновенно будут отражаться во всех абзацах этого стиля.

Например, режим «Абзац — не отрывать от следующего» для конкретного абзаца в конкретной ситуации моментально задаст этот режим ко всем остальным абзацам этого стиля. И я не берусь предсказать, как поведёт себя документ в этом случае. Так что не назначайте режим «Автообновление» для рядовых абзацев, выигрыша по времени всё равно не получите.

Если вы заметили, что абзацы одновременно меняются, вызовите диалоговое окно «Изменение стиля». Скорее всего режим «Автообновление» включен. Тогда отключите его.

3. Последовательность появления стилей в тексте

Никогда не задумывались, почему новый абзац имеет определённый стиль? Смоделируем ситуацию?

Шаг 1.  Отправляемся на первый абзац , которому присвоен стиль «Введение». Для скорости используем Области навигации или навигацию по Оглавлению:

Стили текста документа

Шаг 2. Ставим текстовый курсор в конец абзаца, нажимаем Enter и…

Стили текста документа

Символ конца абзаца перескакивает на новую страницу, а в Области навигации образуется пустое место.

Как правило, пользователи отменяют режим «Абзац – с новой страницы», убирают полужирное начертание, если догадаются – то убирают уровень через диалоговое окно «Абзац». А если не догадаются убрать уровень, то абзац останется в Области навигации.

Можно пойти по другому пути: назначить этому символу конца абзаца стиль «Основной» или «Обычный», используя рабочее окно «Стили»:

Стили текста документа

Вот и пустое место в Области навигации исчезло.

Но в этом документе у нас четыре абзаца со стилем «Введение»! Каждый раз нам придётся переназначать, переформатировать!

Шаг 3. Выделяем абзац «Введение»

Шаг 4. Вызываем диалоговое окно «Изменение стиля»:

Стили текста документа

Шаг 5. Читаем диалоговое окно сверху вниз:

Стили текста документа
  1. Имя «Введение»
  2. Стиль «Связанный абзац и знак» (почему-то неактивный, пока ладно)
  3. Основан на стиле (можно задать любой другой стиль – здесь столько возможностей для повышения производительности труда таится! А какую сложную структуру можно сделать для интерактивных электронных книг!)
  4. Стиль следующего абзаца – кнопка выпадающего меню → выбор нужного стиля. В нашем случае – стиль «Основной»

К сожалению в этом списке присутствуют как пользовательские, так и встроенные стили. Поэтому список большой. Но ничего, не боги горшки обжигали…

Шаг 6. Выбираем из списка стиль «Основной», нажимаем ОК. Теперь вы можете быть уверены, что всегда после абзацев со стилем «Введение» будет идти абзац со стилем «Основной»:

Стили текста документа

Где нам может пригодится это свойство стиля?

Для стиля «Заголовок» любого уровня по умолчанию стиль следующего абзаца задан «Обычный». Чаще всего документ имеет такой вид:

Стили текста документа

Следовательно надо сделать:

  1. После стиля «Заголовок 1» идёт «Заголовок 2»
  2. После стиля «Заголовок 2» идёт «Заголовок 3»
  3. После стиля «Заголовок 3» идёт «Основной»

Я никогда не поленюсь проверить последовательность появления стилей (конечно, предварительно надо проанализировать документ). Эту последовательность я закладываю на этапе создания пользовательского шаблона. Из таких мелочей складывается повышение производительности труда

Теперь вы сможете:

  1. Повторить алгоритм работы по применению стилей текста
  2. Назначить и снять автообновление стиля текста
  3. Задать последовательность появления стилей текста

Be the first to comment

Leave a Reply