Урок 44. Уровни структуры

Прежде, чем приступить к созданию оглавления (о чем уже просили рассказать мои подписчики) необходимо понять, что такое «Уровни структуры». Тем более, что непонимание понятия «Уровни структуры», приводит к крупным ошибкам. Например, может «полететь» оглавление, либо ненужные абзацы «полезут» в оглавление.

Я не знаю, обращались ли вы когда-нибудь к диалоговому окну «Параметры оглавления»? И задавались ли вопросом: а что за команда «Уровни структуры»?

уровни структуры

На уроке, посвященном созданию оглавления, я подробно расскажу об этом диалоговом окне. Но сейчас я расскажу, что такое Уровни структуры.

Вот вам ссылка на учебный файл этого урока. Откройте файл. Старый знакомый:

уровни структуры
  1. Титульный лист
  2. Место под оглавление
  3. Страница первого заголовка первого уровня
  4. Содержательная часть
  5. Страница второго заголовка первого уровня
  6. Содержательная часть

Я уменьшила масштаб, чтобы влезли максимум страниц. Мы можем окинуть взглядом плоды трудов наших.

Теперь вопрос: что мы знаем к настоящему моменту?

  1. Есть Встроенные стили – Заголовок один из них (Урок 13)
  2. Есть многоуровневые списки – всего 9 уровней  (Урок 23)
  3. Заголовки определяют структуру документа и могут быть многоуровневым списком (Урок 28)
  4. Структура документа связана со структурой презентации (Секрет PowerPoint 1 «Создание презентации за 10 минут»).
  5. Заголовки каждого уровня обязательно отображаются в рабочей области «Область навигации» (Урок 28 раздел «Структура документа»)
  6. Заголовки вместе с соответствующей содержательной частью можно переместить в «Области навигации» (Урок 28 раздел «Структура документа»)
Провокационные вопросы А почему Заголовки отображаются в Области навигации?
А можно ещё какой-нибудь абзац поместить в Область навигации?

По окончании урока вы сможете:

  1. Определить место назначения «Уровни структуры»
  2. Присвоить и убрать уровень стилю абзаца
  3. Правильно скопировать и вставить в документ текстовую информацию из Интернета

1. Место назначения «Уровни структуры»

Шаг 1. Открываем «Область навигации» через ленту Вид либо командой с Панели быстрого доступа

уровни структуры
уровни структуры

Шаг 2. Развернем все заголовки в Области навигации (ПМ в области навигации на заголовке 1.1. → команда Развернуть все из контекстного меню):

уровни структуры

И для завершения подготовительного этапа …

Шаг 3. Открываем рабочую область «Стили» (лента Главная → группа команд Стили → кнопка группы):

уровни структуры

Шаг 4. Открываем диалоговое окно «Абзац». В уроке 10 я показала, как открыть это окно: (лента Главная  → группа команд Абзац → кнопка группы):

уровни структуры

Или через контекстное меню (ПМ на абзаце, в нашем случае на первом заголовке второго уровня → команда Абзац):

уровни структуры

Выбирайте сами, как вам быстрее работать.

Посмотрели на диалоговое окно «Абзац»?

уровни структуры

Я отметила галочками те установки, которые мы можем поменять при помощи ленты Главная группами команд Шрифт и Абзац. А под вопросительным знаком прячется команда Уровни структуры. В поле команды написано «Уровень 2». Вспоминаем, что наш текстовый курсор стоит на первом заголовке второго уровня. Напрашивается очень интересный вывод:

Понять и запомнить! Номер уровня или отсутствие уровня структуры можно определить в диалоговом окне «Абзац»

Для заголовков эта команда неактивна, отсюда следует ещё один вывод:

Понять и запомнить! Мы не можем поменять номер уровня заголовка в диалоговом окне «Абзац» – команда попросту не активна.

Шаг 5. Вот, если мы:

  1. закроем диалоговое окно «Абзац»
  2. щелкнем ЛМ на первом заголовке второго уровня (вообще-то мы там, но на всякий случай)
  3. назначим этому заголовку стиль «Заголовок 1 из рабочего окна «Стили»:
уровни структуры

Либо воспользуемся кнопкой «Уменьшить отступ» с ленты Главная группы команд Абзац (Урок 26):

уровни структуры

Получаем такую картину:

уровни структуры

Обратите внимание, что в «Области навигации» заголовок «Уголовный Кодекс Российской Федерации» получил номер «2» и уменьшил отступ. Так вот откуда название этих двух кнопок.

уровни структуры

Уменьшение или увеличение расстояния (отступ) от поля до абзаца мы можем видеть только для Области навигации. На уроке 26 мы убедились, что непосредственно в документе мы устанавливаем эти отступы по своему желанию.

  1. Откроем диалоговое окно «Абзац» любым известным нам способом:
уровни структуры

Так как мы присвоили заголовку второго уровня стиль «Заголовок 1», то в диалоговом окне «Абзац» в поле «Уровень» мы видим надпись «Уровень 1». Поле по прежнему неактивно.

А в каком случае поле «Уровень» активно?

2. Уровни структуры для конкретного абзаца

Отмените все действия, которые вы делали в документе. То есть «откатите» документ к первоначальному виду. Либо просто закройте документ без сохранения и вновь откройте его. Сверните все заголовки в области навигации:

уровни структуры

Практически во всех больших документах есть вступительная часть, перечень сокращений, которые встречаются в документе, и список литературы.

Для нашего учебного документа я предусмотрела это. Сразу после места под оглавление я создала абзац «Введение»:

уровни структуры

А в самом конце документа «Сокращения», «Список литературы», «Перечень нормативных документов»:

уровни структуры

Давайте сделаем так, чтобы эти абзацы могли находится в Области навигации. Это позволит нам быстро переходить по всему документу. Ведь предполагается, что у нас большой документ.

Решаем задачу Создать стиль абзаца, который может войти в Область навигации

Вспоминаем Урок 9. Создание собственного стиля.

Шаг 1. Выделяем (Урок 2) абзац «Введение» и форматируем его (лента Главная → группа команд Шрифт → кнопка «Ж», на панели быстрого доступа команда «Абзац с новой страницы» и интервал после абзаца 12 пт):

уровни структуры

Шаг 2. Вызываем диалоговое окно «Абзац». Наконец-то поле «Уровень» активно! В диалоговом окне «Абзац»:

  1. Открываем выпадающее меню поля «Уровень»
  2. Выбираем команду «Уровень 1»
  3. Нажимаем ОК:
уровни структуры

Посмотрите, что получилось:

уровни структуры

Абзац «Введение» попал в Область навигации. А в самом документе напротив абзаца «Введение» появилась серая стрелка, лежащая на боку. Сделаем отметочку в памяти. Но стиль абзаца по прежнему «Обычный».

Шаг 3. Создаем новый стиль, который назовем «Введение». Это можно сделать четырьмя способами:

  1. Лента Главная → группа команд Стили → кнопка выпадающего меню → команда Создать стиль
  2. Команда «Стили» на всплывающей панели инструментов
  3. Кнопка «Создать стиль» в нижней части рабочей области Стили
  4. Кнопка «Управление стилями» в нижней части рабочей области Стили
уровни структуры

От себя замечу, что практически всегда пользуюсь кнопкой «Управление стилями», потому что в ней имеется все, что можно сделать со стилями.

Я воспользовалась первым способом.

Шаг 4. Задаем имя нового стиля:

уровни структуры

Вы можете задать любое другое имя. Главное, чтобы вы об этом не забыли.

Шаг 5. Задаем стиль «Введение» трем последним абзацам нашего документа

уровни структуры

Все абзацы, которым присвоен стиль «Введение», уютненько расположились каждый с новой страницы.

Что имеем в сухом остатке?

Понять и запомнить! 1. Присвоение абзацу одного из девяти уровней обеспечивает место этому абзацу в Области навигации.
2. Один из девяти уровней по умолчанию присвоен каждому из 9 уровней встроенного стиля «Заголовок №»
3. Остальные встроенные стили имеют уровень текста «Основной текст» и в область навигации не попадают (я проверяла)

3. Вставка текстовой информации из Интернета

За последние два года я все чаще встречаю документы, в которых не понятно по какому принципу определены уровни текста:

уровни структуры

В данном документе уровень структуры присвоен даже пустому абзацу.

Проведём эксперимент.

Шаг 1. Скопируем с моего сайта кусок какого-нибудь заголовка:

уровни структуры

Шаг 2. Найдем любое место в нашем документе (я нашла абзац, состоящий из двух предложений и установила текстовый курсор в конце первого предложения):

уровни структуры

Шаг 3. Вставим содержимое буфера обмена:

уровни структуры

Посмотрите на результат. Абзац «полез» в Область навигации, нумерация заголовков нарушена. А ведь мы скопировали всего два слова с сайта. Поэтому еще раз внимательно просмотрите Урок 16 Буфер обмена.

Шаг 4. Вставим в другое место документа содержимое буфера обмена командой «Сохранить только как текст» (лента Главная → группа команд Буфер обмена → выпадающее меню команды Вставить → команда «Сохранить только как текст»):

уровни структуры

Смотрим и убеждаемся, что ничего страшного не произошло:

уровни структуры

Я показала вам только одну возможность появления ненужных уровней структуры. Перечислять остальные не буду. Давайте сразу делать всё правильно!

Понять и запомнить! Отнеситесь с предельной внимательностью к переносу текстовой информации из других источников

Теперь вы можете:

  1. Определить место назначения «Уровни структуры»
  2. Присвоить и убрать уровень стилю абзаца
  3. Правильно скопировать и вставить в документ текстовую информацию из Интернета

Be the first to comment

Leave a Reply