Excel 3. Введение в Excel

Любой вид деятельности требует систематизации хранимых данных. С расширением перечня выполненных работ, созданных продуктов, услуг и клиентов необходима система для хранения большого объема информации.

Excel программа, предназначенная для организации информации в таблицы для документирования, сопоставления и графического представления информации. Например, можно использовать Excel:

1. для суммирования, вычисления среднего или максимального числа продаж за день
2. для создания графика, показывающего определенный процент продаж, сравнения общего объема продаж за день с тем же показателем других дней недели

Excel освобождает вас от проведения этих вычислений вручную. Я часто использую Excel для создания графика выполненных работ по проектам.

Файл программы Excel называется рабочая Книга, которая содержит рабочие листы. По умолчанию каждая новая книга содержит 1 лист (в других версиях Excel – 3 листа, которые нумеруются по порядку). Любая книг может включать до 255 листов. Каждый рабочий лист в Excel имеет 1048576 строк и 16384 столбцов. Так что разгуляться есть где.

По окончании урока вы сможете:

1. Назвать элементы рабочего окна
2. Ориентироваться в командных лентах Excel
3. Перечислить виды курсоров.

1. Элементы рабочего окна

При запуске Excel появляется пустая книга. С этого момента вы можете вводить информацию, изменять оформление данных, обрабатывать данные или искать информацию в файлах справки Excel.

1. Командная лента. Каждая лента имеем своё имя. Лента разделяется темно-серыми линиями. Между двумя линиями находятся группы команд. Группа команд объединяет команды одной тематики. При работе с объектами появляются дополнительные ленты. Но их мы будем рассматривать позже.
2. Панель быстрого доступа. Посмотрите уроки 18 и 19 рубрики «Тонкости Word» и разместите панель быстрого доступа под лентой. Я не буду предлагать вам установить мою панель потому, что у меня их несколько. В зависимости от смысла выполняемой работы, я оперативно добавляю и удаляю кнопки.
3. Строка формул. В этой строчке будет отражено всё содержимое ячейки – текст, формулы.
4. Имя выделенной ячейки. Состоит из имени столбца и имени строчки.
5. Имя столбца. Может быть буквенным (28 столбец будет носить имя «АА» и т.д., так как в английском алфавите 27 букв), а может быть нумерованным. В некоторых случаях, особенно при написании макроса удобно нумерованное имя столбца.
6. Имя строчки. Всегда только нумерованное. Делаем вывод, что имя ячейки состоит из имени столбца и имени строчки. Если вы знаете, какая именно ячейка вам нужна, в поле «Имя ячейки» наберите, например, «SX40», и ваш курсор немедленно отправиться в эту ячейку.
7. Ярлык листа. Это имя листа, которое можно переименовать. Очень удобно, когда у вас несколько листов в работе, дать каждому листу значимое имя
8. Кнопка добавления нового листа.
9. Кнопки переключения между различными режимами отображения книги
10. Панель масштаба. Нажмите на клавишу Ctrl и покрутите колесико мыши – и вы поймёте, почему я практически никогда не пользуюсь панелью масштаба

2. Командные ленты и их описание

Лента Главная (Ноте)

Группы команд:

1. Работа с буфером обмена (возможности просто поразительные)
2. Выбор и изменение шрифтов
3. Выравнивание содержимого ячеек
4. Возможность объединения нескольких смежных ячеек в одну
5. Определение формата как содержимого ячейки, так и внешнего вида самой ячейки
6. Правка, сортировка и поиск содержимого ячейки.

Лента Вставка (Insert)

Группы команд:

1. Сводная таблица (возможность создания сводной таблица на базе одной или нескольких таблиц, согласно вашим критериям)
2. Добавление различных изображений
3. Добавление диаграмм различного вида
4. Добавление спарклайнов (это такие маленькие диаграммочки, которые помещаются непосредственно в ячейке)
5. Добавление гиперссылки (например, вы делаете ссылку на документ, который хранится на сервере или в облаке, и в дальнейшем открываете документ непосредственно при нажатии этой гиперссылки на листе книги)
6. Добавление текста (колонтитулы, номера страниц и т.д.)
7. Добавление формул и символов.

Команда символов бывает очень нужна. Например, знак умножить «×» или «±», поэтому седлайте следующее:

1. Нажмите ПМ по команде «Символ»
2. Из контекстного меню выберите команду «Добавить на панель быстрого доступа»

Очень подробная инструкция на в уроке 18. Так потихоньку будем набирать команды, а потом отсортируем.

Лента Разметка страницы (Page Layout)

Группы команд:

1. Настройка оформления таблицы. Выбор цветового оформления, шрифтов и эффектов оформления диаграмм, Smar-art’ов, рисунков. Я подробно говорила о выборе тем в статьях Секрет 3 и Урок 36
2. Задание параметров страницы (поля, колонтитулы), области печати
3. Задание параметров страницы
4. Управление размером объектов
5. Задание отображения сетки и заголовков. По умолчанию сетка видна, но она невидима. После оформления таблицы вы можете отключить видимость сетки и увидеть вашу таблицу в первозданной красоте. Тоже относится к заголовкам, по умолчанию мы видим заголовки с именами строчек и столбцов на листе. Бывают редкие случаи, когда надо вывести на печать заголовки с именами. В таких редких случаях мы отмечаем галочкой режим «Печать» под словом «Заголовки» и на отпечатанном листе видим такую картину:

6. Задание опций упорядочивания элементов на листе (почему команды работы с объектами находятся на ленте Разметка страницы – для меня загадка)

Лента Формулы (Formulas)

Группы команд:

1. Вставка функции (здесь – функция, дальше – формула, но мы-то знаем, что это одно и тоже)
2. Вставка формул, которые удобным образом размещены по категориям
3. Задание определенного имени группе ячеек и возможность обработки именованных ячеек
4. Проверка формул под разными углами и разными способами
5. Проверка параметров вычисления.

Лента Данные (Data)

Группы команд:

1. Работа с базами данных. Содержит команды для получения внешних данных
2. Управление внешними соединениями
3. Возможность сортировки и фильтрации данных
4. Распределения сложного текста в ячейке по столбцам (Excel 1), устранение дубликатов
5. Проверка и консолидация данных
6. Создание структурированной таблицы

Лента Рецензирование (Review)

Группы команд:

1. Проверка нашей грамотности
2. Команды, необходимые для рецензирования, комментирования
3. Защита листа или всей книги от несанкционированного редактирования

Лента Вид (View)

Группы команд:

1. Выбор различных представлений рабочей книги
2. Скрытие или отображение элементов рабочего листа (сетки, линейки, строки формул и т.д.)
3. Масштабирование (я практически не пользуюсь этой группой команд, мне достаточно Сtrl+колёсико мыши)
4. Работа с несколькими окнами.

При добавлении на рабочий лист какого-либо объекта (например, диаграммы, рисунка и т.п.) появится Лент (Ribbon), имеющая ряд вкладок, связанные с объектом панель инструментов.

Например, на рабочий лист добавили диаграмму, тогда на ленте появляется ленты Конструктор и Формат.

Лента Конструктор

Группы команд:

1. Макеты диаграмм
2. Стили диаграмм
3. Данные. Выбор данные для построения диаграмм
4. Изменить тип диаграммы
5. Размещение. Выбор места размещения диаграммы

Эти группы команд служат для:

• для изменения типа, стиля, параметров, размещения диаграммы
• для добавления в диаграмму надписей, графических объектов, линий, фонового цвета, линии тренда
• для форматирования элементов диаграммы.

3. Виды курсоров

1. Знакомая стрелка. Возникает только при выборе команд на ленте и диалоговых окнах
2. Курсор изменения ширины ячейки (нажимаем ЛМ и тащим)
3. Курсор изменения высоты ячейки (нажимаем ЛМ и тащим)
4. Курсор выделения ячейки и группы ячеек (нажмите клавишу Ctrl на клавиатуре и попробуйте выделить ячейки, не стоящие рядом; вывод – клавиша Ctrl помогает выделить несмежные диапазоны ячеек)
5. Курсор перемещения ячеек, возникает только на границе выделенного диапазона ячеек
6. Курсор заполнения ячеек, возникает только в правом нижнем углу выделенного диапазона ячеек (обращали внимание, что именно в этом углу маленький зелёный квадратик), очень полезный курсор)
7. Курсор выделения всей строчки
8. Курсор выделения всего столбца.

Теперь вы сможете:

1. Назвать элементы рабочего окна
2. Ориентироваться в командных лентах Excel
3. Перечислить виды курсоров.