Урок 28. Заголовки в документе. Структура документа

Заголовки в документе. Структура документа

Мы прошли несколько уроков по многоуровневым спискам. Наиболее распространённый вид многоуровневого списка – это Заголовки в документе. И наиболее часто встречающие проблемы у пользователей – неумение правильно работать с заголовками.

На уроке 27 я привела 3 правила работы со списками, которых я придерживаюсь неукоснительно:

  1. Всегда работать только с кнопкой «Многоуровневый список»
  2. Если надо изменить формат списка, то курсор надо поставить на самый первый пункт форматируемого списка (то есть не надо приступать к форматированию списка, если вы не находитесь на первом
  3. Всегда работать с отступами и выступами только в диалоговом окне «Определение нового многоуровневого списка», которое вызывается кнопкой «Многоуровневый список

По окончании урока вы сможете:

  1. Определять Заголовки в документе
  2. Работать в области задач Структура документа

1.  Заголовки в документе

Скачайте документ тут. Откройте документ (очень скучный текст, но мне не приходится выбирать). Преимущество данного документа – это наличие всего лишь трёх страниц. Но это такая редкость в моей работе. Обычно количество страниц начинается от 20, и далее прекрасному нет предела.

Напомню на всякий случай:

  1. Включите режим Непечатаемые символы
  2. Откройте область задач Стили
  3. Проследите за месторасположением Панели быстрого доступа (см. Урок 19)

Первый абзац я выделила красным цветом. Это название документа. Пусть таким и остаётся.

Полужирные абзацы – это будут Заголовки первого уровня.

Абзацы прямого начертания – это будут Заголовки второго уровня.

От этой исходной ситуации начнём работать.

Шаг 1.    Выделите абзац «Область и порядок применения правил» (как это делать, см. Урок 2. Например, щёлкните один раз по полосе выделения, ведь абзац состоит из одной строчки)Заголовки в документе

Шаг 2.    Задайте многоуровневый список. Лента Главная → группа команд Абзац → кнопка Многоуровневый список → Библиотека списков → Список «Заголовок»:Заголовки в документе

Эта иконка вам даже подмигнёт:Заголовки в документе

Получили такую картину:Заголовки в документе

Абзац отметился номером «1» и:

  1. получил интервал до абзаца 12 пт,
  2. покрасился в синий цвет,
  3. стал называться «Заголовок 1».

Вы заметили, что в области задач Стили появился новый стиль «Заголовок 2»?

Шаг 3.  Выделите следующие два абзаца (я советую вам периодически обращаться к уроку 2 и тренироваться в различных способах выделения. Время, затраченное на эти тренировки, окупится в вашей будущей работе):Заголовки в документе

Шаг 4.  А теперь переместите курсор в область задач Стили и щёлкните по стилю «Заголовок 2»:Заголовки в документе

Вы заметили, что в области задач Стили появился новый стиль «Заголовок 3»?

Делаем вывод из первых 4-х шагов.

Главное правило
при работе
с Заголовками
Самый первый заголовок обязательно назначать кнопкой Многоуровневый список

В этом случае все 9 уровней заголовков будут привязаны к общей нумерации, и заголовки следующих уровней смело можно назначать из области задач Стили. И вас не будет донимать головная боль.

Шаг 5.    Выделяем первый заголовок 1 уровня и изменяем его внешний вид:

  1. Полужирное начертание
  2. Цвет – чёрный
  3. Размер шрифта – 14 пт
  4. Интервал после абзаца – 12 пт.Заголовки в документе

Вы обратили внимание на чёрный маленький квадратик напротив абзаца, которому присвоен стиль «Заголовок 1»? На уроке 10 мы познакомились с Диалоговым окном Абзац. Продолжим это приятное знакомство.

Шаг 6.    Лента Главная → группа команд Абзац → копка группы:Заголовки в документе

Обратите внимание на активную кнопку на Панели быстрого доступа. Она нам ещё пригодится.

Щёлкните по второй закладке диалогового окна Абзац. На первой закладке мы задавали отступы и интервалы. На второй закладке «Положение на странице» мы определяем положение абзацев относительно друг друга и относительно страницы:Заголовки в документе

Это очень интересная закладка, которая даёт нам отличные возможности. Я посвящу этой закладке отдельный урок, и вы поймёте, почему я никогда не использую режим «Разрыв страницы». И вам не советую.

Итак, снимите галочки, как показано на картинке и нажмите ОК:

Получили такую картинку:Заголовки в документе

Обратите внимание:

  1. Кнопка на Панели быстрого доступа не активна
  2. Чёрный квадратик напротив абзаца исчез.
Вывод Кнопки на Панели быстрого доступа позволяют изменить положение абзаца относительно друг друга и относительно страницы (без вызова диалогового окна Абзац)

Чёрный квадратик ‒ это непечатаемый символ, который сигнализирует о возможном положении абзаца на странице.

Шаг 7.    Сохраняем изменения в характеристике стиля «Заголовок 1»:

  1. Перемещаем курсор в область задач Стили на название стиля «Заголовок 1»
  2. Щёлкаем по кнопке выпадающего меню на названии стиля «Заголовок»
  3. Выбираем команду «Обновить «Заголовок 1» в соответствии с выделенным фрагментом»Заголовки в документе

Эту операцию мы делали на уроке 11.

А теперь, вооружённые знанием про кнопочки на панели быстрого доступа, отформатируем заголовок второго уровня

Шаг 8.    Выделяем заголовок второго уровня изменяем его внешний вид:

  1. Полужирное начертание
  2. Цвет – чёрный
  3. Размер шрифта – 12 пт
  4. Выравнивание – по ширине
  5. Две круглые кнопки на Панели быстрого доступа – отжать.
  6. Интервал до абзаца – 0 пт
    Интервал после абзаца – 6 пт.Заголовки в документе

Вот видите, обошлись без вызова диалогового окна Абзац. Хорошо, что есть настроенная Панель быстрого доступа (см. Урок 18 и Урок 19).

Шаг 9.    Сохраняем изменения в характеристике стиля «Заголовок 2»:

  1. Перемещаем курсор в область задач Стили на название стиля «Заголовок 2»
  2. Щёлкаем по кнопке выпадающего меню на названии стиля «Заголовок 2»
  3. Выбираем команду «Обновить «Заголовок 2» в соответствии с выделенным фрагментом»Заголовки в документе

Шаг 10. Пробегаемся по всему документу и присваиваем соответствующие стили соответствующим абзацам:Заголовки в документе

Тяжело в учении – легко в бою, как говорил гениальный Суворов.
Я только что заново отформатировала файл в соответствии с этим уроком и потратила на это 1,5 минуты.
На документ из 600 страниц я потратила два часа, но там стилей было побольше.

А теперь переходим к самому главному понятию в идеологии Word – СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА. Большая просьба – не закрывать документ и перейти в самое начало документа.

2. Структура документа

Вы не забыли, что Заголовок – это встроенный стиль? А встроенные стили доброжелательные разработчики отформатировали в соответствии со своими предпочтениям (см. Урок 13). Тогда почему мы так подробно занимались встроенным стилем Заголовок?

Ну, во-первых заголовки встречается практически в любом документе, а во-вторых именно встроенные Заголовки определяют структуру документа.

Шаг 1.    Пройдите путь: лента Вид → группа команд Показать → команда Область навигации:Структура документа

Кстати, эту команду при помощи правой клавиши мыши можно добавить на Панель быстрого доступа.

Получили такую картину (на следующих скриншотах я отключу область задач стили):Структура документа

Получается, что на сером окне весь документ за исключением первого абзаца. Но первый абзац мы не трогали, не меняли.

Вывод В область Навигации попадают только абзацы, которым присвоен стиль Заголовок любого уровня (уровней 9)

И что это нам даёт?

Шаг 2.    Щёлкайте в области навигации по любому заголовку и вы увидите, что курсор в документе послушно встал в начале выбранного заголовка:Структура документа

Шаг 3.    Нажмите ПМ на любом заголовке в области Навигация:Структура документа

В контекстном меню выберете команду Свернуть все. Получим такую картину:Структура документа

Шаг 4.    И для развлечения: нажмите ЛМ на шестой заголовок и, не отпуская ЛМ перетащите его на место после первого заголовка:Структура документа

Мышку оставили в покое и делаем вывод.

Вывод В области Навигация мы можем перетаскивать по документу заголовки вместе с содержимым.

А это часто бывает нужно при создании и форматировании документа.

Теперь вы сможете:

  1. Определять Заголовки в документе
  2. Работать в области задач Структура документа

Разумеется, я рассказала не о всех возможностях области Навигация. Постепенно знания будем наращивать. Но самое главное, что можно открывать сезон охоты в программе Point. Ведь структура документа удивительным образом поможет нам при создании презентации.

Be the first to comment

Leave a Reply